Как выбрать бухгалтерскую компанию: 10 вопросов, которые стоит задать до заключения договора

Бухгалтерскую компанию собственники бизнеса часто выбирают примерно так: сразу конечно же сравнивают цены, смотрят отзывы, спрашивают знакомых.

Логика понятна: бухгалтерия — обязательная функция бизнеса, и хочется решить ее надежно, спокойно и за разумные деньги. Но здесь есть важный момент, о котором стоит сказать: собственник или директор не всегда сам до конца понимает, что именно он хочет передать бухгалтерской компании.

Сначала ему нужен просто учет хозяйственных операций и отчетность, а чаще всего на самом деле он хочет полностью снять с себя бухгалтерскую функцию: чтобы кто-то контролировал документы, следил за налогами и сроками, взаимодействовал с банком, помогал разбираться с нестандартными операциями, отвечал на вопросы и предупреждал о рисках.

Это два разных запроса, и выбирать бухгалтерскую компанию, не разобравшись между ними, довольно сложно.

Мы работаем с белорусским бизнесом с 2013 года и видим одну и ту же историю: собственник приходит с формулировкой «мне нужно сдавать декларации и отчеты», а по ходу разговора выясняется, что ему нужен не столько бухгалтер, сколько внешняя бухгалтерская и даже управленческая функция и релевантная ответственность.

Поэтому начинать выбор стоит не с цены обслуживания, а с вопроса: «Что именно я хочу получить от бухгалтерской компании?»

1. Сначала определите, что именно вам нужно

Это, пожалуй, самый важный вопрос. Есть компании, которым действительно нужен только учет: обработать документы, начислить зарплату, рассчитать налоги, сдать отчетность.

А есть бизнес, которому требуется гораздо больше: организация бухгалтерского процесса; контроль первичных документов; работа с банком, сложными трансграничными платежами, в том числе выбор самых выгодных курсов; налогообложением, ВЭД, ЭСЧФ, сверками; требованиями контролирующих органов; консультациями по текущим операциям.

В этом случае бухгалтерская компания фактически становится не просто внешней бухгалтерией, а частью вашей компании и команды. И это уже другая модель взаимодействия.

Поэтому полезно сначала ответить себе на несколько простых вопросов:

• Мне нужен исполнитель или человек, который будет отвечать за результат функции?
• Я хочу только закрывать обязательную отчетность или хочу понимать, что происходит с налогами, документами и бухгалтерскими рисками и даже с моими финансами?

Чем точнее вы сформулируете свой запрос, тем проще будет выбрать подходящую компанию.

2. Не спрашивайте только о количестве клиентов. Спрашивайте о похожем опыте

Большое количество клиентов само по себе ничего не гарантирует, гораздо важнее понять, работала ли компания с бизнесом, похожим на ваш. Торговая компания, производство, услуги, IT-бизнес, ВЭД, маркетплейсы — в каждой модели своя специфика, свои налоговые риски и свои проблемные места. Поэтому хороший вопрос звучит так: «Расскажите, с какими компаниями, похожими на нашу, вы уже работаете и какие задачи обычно закрываете».

Не стесняйтесь уточнять, знакома ли бухгалтерская компания именно с той моделью бизнеса, которая у вас сейчас или которую вы планируете развивать.

3. Узнайте, кто именно будет вести ваш бизнес

На этапе продажи собственник обычно разговаривает с руководителем или менеджером. А после подписания договора начинает общаться уже с конкретным бухгалтером. Это нормально. Но важно заранее понимать, как устроена эта связка:

• Кто именно отвечает за вашу компанию?
• К кому обращаться с разными текущими вопросами?
• Кто подключается, если возникает сложная или нестандартная ситуация?
• Есть ли замена специалисту на время отпуска или болезни?
• Есть ли в компании руководитель или методолог, который берет на себя спорные вопросы?

Особенно это важно тогда, когда вы передаете не отдельные операции, а бухгалтерию как функцию. В таком случае вам должно быть понятно, кто внутри компании является ответственным за определенный участок вашего бизнеса.

4. Обратите внимание не на обещания, а на систему работы

Фраза «мы все делаем вовремя» мало о чем говорит. Гораздо полезнее понять, как именно организована работа.

• Как клиент передает документы?
• Где и как происходит общение и постановка задач?
• Кто контролирует сроки?
• Как компания отслеживает изменения законодательства?
• Что происходит, если документ пришел с ошибкой?
• Как согласовываются нестандартные операции?
• Что происходит, если основной специалист недоступен?

Хорошая бухгалтерская функция не должна держаться исключительно на одном человеке.

Чем больше процессов выстроено системно, тем спокойнее собственнику и директору, особенно если он фактически отдает бухгалтерию на аутсорсинг целиком.

5. Уточните, входит ли в стоимость консультационная поддержка

Здесь важно заранее понять, какой объем ответственности вы передаете бухгалтерской компании. Если речь идет только об учете, то вполне логично, что консультации по отдельным вопросам могут предоставляться дополнительно.

Но если вы рассчитываете, что бухгалтерская компания является вашей внешней бухгалтерией, то, скорее всего, вам понадобятся и консультации по текущей деятельности.

Например:

• можно ли так оформить сделку;
• какие налоговые последствия будут у выплаты;
• какие документы нужны;
• как правильно провести нестандартную операцию;
• какие риски возникают при определенном способе работы.

Поэтому до заключения договора полезно четко определить для себя, какой именно сервис вы хотите от аутсорсинговой компании, что именно входит в базовое обслуживание, а что является отдельной услугой.

Иначе ожидания собственника и подрядчика просто могут оказаться разными.

6. Спросите, как бухгалтерская компания работает с рисками

Хорошая бухгалтерия — это не только корректно проведенные операции и вовремя сданная отчетность. В процессе работы бухгалтер может увидеть ситуацию, которая потенциально создает налоговый или иной риск.

Например:

• нестандартный договор;
• нетипичную выплату физическому лицу;
• проблему с первичными документами;
• риск по НДС;
• операцию, которая может вызвать вопросы у контролирующих органов.

И здесь важно понимать, какую роль вы ожидаете от своей бухгалтерской компании: она должна просто отразить операцию в учете или должна обратить ваше внимание на возможный риск и предложить варианты решения? Это принципиальная разница между услугой по ведению учета и полноценной бухгалтерской функцией.

7. Цена должна быть понятной

Самая низкая цена на рынке почти никогда не означает наиболее подходящее решение. Но и высокая цена сама по себе не является гарантией качества.

Важно понимать, за что именно вы платите.

Что входит в стоимость, какие именно участки бухучета и в каком объеме?

Есть ли ограничения по количеству документов?

Отдельно ли оплачиваются зарплата, ВЭД, ЭСЧФ, консультации, восстановление учета, ответы на требования налоговой?

Как изменится стоимость при росте бизнеса?

Что произойдет, если объем операций увеличится или наоборот — уменьшится.

Особенно важно это для тех, кто передает бухгалтерию полностью. При такой модели сравнивать предложения нужно не только по стоимости одной операции или количества документов, а по объему функции, которую компания готова взять на себя.

Рекомендуем подойти к оценке объема услуг взвешенно, зафиксировать его, а также стоимость за соответствующий объем в месяц. Так удастся избежать непонимания и конфликта в будущем в случае как-то изменений.

8. Обязательно обсудите порядок передачи дел

Если вы меняете бухгалтера или бухгалтерскую компанию, важно заранее определить, что происходит на старте. Нужно понять следующие моменты:

• в каком состоянии принимается учет;
• кто анализирует остатки и как они будут переносится в новую базу 1С, если потребуется;
• где хранятся документы;
• завершены ли в периоде расчеты с бюджетом и контрагентами;
• начислена ли зарплата за прошлый месяц;
• есть ли незавершенные вопросы,
• требуется ли восстановление учета и за какой период?

Потому что новая бухгалтерская компания может очень хорошо вести учет с момента начала работы, но это не означает автоматически, что все, что было сделано раньше, тоже корректно. Поэтому при передаче бухгалтерии полезно отдельно договориться, что принимающая компания проверяет или даже исправляет (восстанавливает) и сколько это будет стоить.

Это особенно важно, когда речь идет именно о передаче всей бухгалтерской функции.

9. Посмотрите, как с вами разговаривают еще до договора

Это, пожалуй, один из самых показательных моментов. Если на первой встрече вас спрашивают только сколько документов в месяц, сколько сотрудников, какая выручка — это необходимые, но не единственные вопросы. Хорошей бухгалтерской компании важно понять, чем занимается ваш бизнес, как устроены ваши основные процессы, есть ли импорт или экспорт, какие операции являются нестандартными, какие задачи сейчас выполняет ваш бухгалтер, что вас не устраивает в текущей модели и что вы хотите изменить после передачи бухгалтерии на аутсорсинг.

Потому что запрос «вести бухгалтерию» у одного собственника может означать 100 первичных документов и отчетность. А у другого — передача в том числе управленческих функций, которые касаются и бухучета, и компании в целом. И важно понимать это до начала работы.

10. И главный вопрос: что изменится в вашей жизни после передачи бухгалтерии?

На мой взгляд, это лучший критерий выбора. Вы передаете бухгалтерию не просто для того, чтобы получить еще одного подрядчика, вы хотите получить определенный результат:

• Меньше рутины.
• Меньше зависимости от одного конкретного сотрудника, больше конструктивных мнений и предложений.
• Понимание рисков, их контроль.
• Порядок в документах.
• Понятную систему взаимодействия.

Поэтому перед подписанием договора полезно спросить себя: «Что именно я хочу перестать делать сам и какую ответственность я готов передать бухгалтерской компании?»

Если ответ — «ничего, кроме подготовки отчетности», это одна модель.

Если ответ — «хочу вообще не заниматься бухгалтерией и понимать, что этот участок бизнеса находится под контролем», это другая модель. Просто в этом случае выбирать нужно уже не исполнителя отдельных операций, а компанию, способную взять на себя такую ответственность и выполнять бухгалтерскую функцию бизнеса целиком.

В заключение

Выбор бухгалтерской компании — это не только вопрос цены и даже не столько вопрос качества ведения учета. Это прежде всего вопрос соответствия модели обслуживания вашей реальной потребности.

Одному бизнесу нужен внешний специалист на конкретные операции, другому- полноценная внешняя бухгалтерия. И ни одна из этих моделей не является неправильной.

Проблемы начинаются тогда, когда собственник ожидает одного, а договор фактически предусматривает другое. Поэтому хороший выбор начинается с себя: сначала определить, какую функцию вы хотите передать, а потом уже искать компанию, которая действительно способна эту функцию качественно выполнять.

Потому что в конечном счете вы выбираете не просто того, кто будет считать налоги.
Вы выбираете, насколько большую часть бухгалтерской ответственности готовы снять с себя как собственник и директор.