Порядок заполнения и представления документов персонифицированного учета для начисления пенсии

Подготовка формы ПУ‑3 «Индивидуальные сведения» для работников, оформляющих пенсию, требует согласованных действий бухгалтерии и отдела кадров предприятия.

Основные положения

Согласно ст. 51 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596‑XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон) в стаж работы засчитываются периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в соответствии с законодательством о государственном социальном страховании.

Если до 2000 года пенсия исчислялась из фактического заработка за любые 5 лет подряд (по выбору обратившегося за пенсией) из последних 15 лет работы (уплаты обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения (далее – ФСЗН)), то начиная с 1 января 2000 года ежегодно при назначении пенсии 5‑летний период, за который учитывается заработок для исчисления пенсии, а также 15‑летний период, из которого он избирается обратившимся за пенсией, увеличиваются на один год, но не более чем до числа полных лет фактически имеющегося стажа работы в период, которой сотрудник подлежал государственному социальному страхованию, и за него, а также им самим в предусмотренных законодательством о государственном социальном страховании случаях уплачивались обязательные страховые взносы в ФСЗН (ст. 57 Закона).

Следовательно, в 2012 году пенсии исчисляются из заработка за любые 18 лет подряд из последних 28 лет работы.

Порядок обращения за назначением пенсии предусмотрен ст. 75 Закона: работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы.

Статьей 57 Закона определено, что размер заработка за периоды работы до 1 января 2003 года подтверждается справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 года – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, то есть выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, выдаваемой по запросу органов, назначающих пенсию. Выписка формируется на основании документов персонифицированного учета, представляемых работодателем в органы ФСЗН.

П. 9 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования (далее – Правила), утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь 8 июля 1997 г. № 837 (с изменениями и дополнениями), в редакции, действующей с 16 августа 2011 года, установлено, что форма ПУ‑2 «Сведения о приеме и увольнении» заполняется и представляется:

• по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
• по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, – работодателем, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;
• по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, – этим работодателем;
• при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества – работодателем, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.

В соответствии с п. 15 Правил по застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реализующим в этом квартале свое право на назначение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), форма ПУ‑2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – исходная) представляется в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом соответствующего заявления.

П. 16 Правил предусмотрено, что работодатель обязан представить органам ФСЗН форму ПУ‑3 «Индивидуальные сведения» (тип формы – назначение пенсии) в течение 10 дней со дня подачи застрахованным лицом заявления о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одного вида пенсии на другой).

П. 20 Правил предусмотрена норма для плательщиков обязательных страховых взносов, не проходящих государственную регистрацию в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1: в случае прекращения деятельности эта категория плательщиков обязана представить формы ПУ‑2 «Сведения о приеме и увольнении» и ПУ‑3 «Индивидуальные сведения» не позднее дня подачи в органы Фонда уведомления о прекращении своей деятельности.

Поскольку форма ПУ‑3 представляется в органы ФСЗН бухгалтерской службой, а документы в управление по труду, занятости и социальной защите (далее – управление социальной защиты) для назначения пенсии – кадровой службой, необходима слаженность в работе этих служб. В районных отделах ФСЗН можно получить списки застрахованных лиц, реализующих свое право на трудовую пенсию в 2012 году, в разрезе организаций и временных периодов (месяц, квартал, год). Также списки по своей организации можно получить и на корпоративном портале Фонда социальной защиты населения. Кроме этого, чтобы убедиться в правильности содержащихся в индивидуальном лицевом счете данных, любой работавший в период с 1 января 2003 года гражданин имеет право бесплатно получить информацию своего индивидуального лицевого счета. Для этого необходимо с паспортом и свидетельством социального страхования обратиться в районный отдел Фонда социальной защиты населения по месту жительства либо в Мингоруправление Фонда, заполнить заявление установленного образца и получить информацию за период работы с 1 января 2003 года.

Постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21 ноября 2011 г. № 13 внесены дополнения в порядок предоставления информации застрахованному лицу: в выдаваемой информации отражаются сведения о периодах неуплаты обязательных страховых взносов.

Порядок заполнения формы ПУ‑3

Согласно Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 31 декабря 2009 г. № 159 (далее – Инструкция), при заполнении формы ПУ‑3 «Индивидуальные сведения» (тип формы – назначение пенсии) начало и окончание периода вида деятельности по коду «ПЕНСИЯ» раздела 2 «Дополнительные сведения о стаже» соответствуют периоду работы в последнем месяце начислений, указанном в разделе 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» формы ПУ‑3.

Статьей 58 Закона Республики Беларусь «О пенсионном обеспечении» определены выплаты, учитываемые при исчислении пенсии.

В заработок для исчисления пенсии включаются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающего гражданина по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, выплаты застрахованному лицу, подлежащему обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, доходы физического лица, самостоятельно уплачивающего обязательные страховые взносы, на которые согласно законодательству начислялись и из которых уплачивались обязательные страховые взносы.

Лицам, подлежащим государственному социальному страхованию, при условии уплаты обязательных страховых взносов для исчисления пенсии, учитываются суммы, принятые для определения взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

В соответствии с п. 10 Правил форма ПУ‑3 «Индивидуальные сведения» заполняется и представляется плательщиком страховых взносов на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, специальном стаже.

В индивидуальном лицевом счете застрахованного лица содержатся все сведения, необходимые для назначения пенсии.

Если, например, застрахованное лицо работает в одной организации по трудовому договору и в другой организации как внешний совместитель, то сведения по форме ПУ‑3 (тип формы – назначение пенсии) должны быть представлены обоими работодателями по месяц, предшествующий месяцу обращения за назначением пенсии, с заполнением в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» кода вида деятельности «ПЕНСИЯ» и заполнением периода в графе «Период работы».

Если застрахованное лицо работало на предприятии на основе гражданско-правового договора, то в форме ПУ‑3 «Индивидуальные сведения» (тип формы – назначение пенсии) заполняются следующие сведения:

• указывается код категории застрахованного лица «03»;
• заполняется номер договора и дата заключения договора;
• заполняется 1 раздел «Сведения о начислениях и страховых взносах»;
• во 2 разделе «Дополнительные сведения о стаже» заполняются реквизиты – «период работы» и «код вида деятельности».

Если работник находился в отпуске без сохранения заработной платы, например, с 1 по 31 января 2012 года и реализует свое право на назначение пенсии, то в форме ПУ‑3 за 2012 год (тип формы – назначение пенсии) в связи с отсутствием начислений в 2012 году в разделе 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» проставляются нули. В разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» код вида деятельности «ПЕНСИЯ» и графа «Период работы» не заполняются.

В случае, когда необходимо представить сведения по назначающему пенсию государственному служащему, в форме ПУ‑3 «Индивидуальные сведения» (тип формы – назначение пенсии) следует отразить:

• код категории застрахованного лица «07»;
• заполнить раздел 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах»;
• в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» заполнить код вида деятельности «АППАРАТ» и графу «Период работы»;
• в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» для кода вида деятельности «АППАРАТ» обязательно заполнить графу «Дополнительные сведения», где в столбце «продолжительность рабочей недели» указать продолжительность рабочей недели; в столбце «показатель» указать количество незанятых рабочих дней;
• в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» заполнить код вида деятельности «ПЕНСИЯ» и графу «Период работы».

Следует обратить внимание работодателей, что в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, передаваемой органам, назначающим пенсию, отражаются периоды неуплаты обязательных страховых взносов (постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 6 ноября 2008 г. № 160 (в редакции постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 10 декабря 2011 г. № 98)).

Ответственность за несвоевременное представление форм документов персонифицированного учета

Согласно ст. 23.16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством Республики Беларусь, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

Ленинский районный отдел МГУ ФСЗН