Как перевозчики организовали контроль над выручкой — и как в этом помогла программная касса

Считать выручку «на коленке», верить водителям на слово и догадываться, где сейчас маршрутки, для некоторых перевозчиков до сих пор норма. Но с ростом безналичных расчетов, усилением контроля со стороны ведомственных органов и с развитием конкуренции такая модель начинает бить по деньгам и нервам владельцев транспорта. Предпринимателям нужны решения, которые одновременно соответствуют требованиям МНС, транспортной инспекции, оператора перевозок, дают прозрачную картину по рейсам и помогают навести порядок в операционке без армии бухгалтеров и диспетчеров.

В этом материале — взгляд Ассоциации профессиональных перевозчиков пассажиров «АППП» на то, как жил рынок раньше, кейс реального перевозчика и комментарий компании «Настоящая цифровая» о том, почему программная касса для транспорта стала не просто способом принимать оплату быстро и в различной форме, а инструментом управления бизнесом.

Как жили перевозчики до перехода к программным кассам

Еще недавно рынок маршрутных перевозок во многом держался на старых «железных» кассах, наличных расчетах и большом количестве ручных процессов. Это создавало проблемы и для пассажиров, и для водителей, и для самих собственников бизнеса.

Председатель Ассоциации профессиональных перевозчиков пассажиров Екатерина Станкевич вспоминает, что раньше проблемы с платежами в маршрутных такси возникали на каждом этапе:

• Кассы не могли предоставить достаточной вариативности

— Билет, который выдается пассажиру, должен содержать информацию о пунктах посадки и высадки. Кассы, применяемые до входа на рынок «Настоящей цифровой» не позволяли загрузить информацию более, чем о 10 остановках. Для большинства маршрутов этого недостаточно. Особенно это было важно для тех пассажиров, кому билеты нужны были для подтверждения расходов на проезд по условиям трудового договора или при командировках. Это провоцировало конфликты, недовольства пассажиров и разбирательства. Знаю, что были случаи, когда перевозчику приходилось компенсировать оплату проезда из своего кармана, чтобы решить ситуацию.

• Не было возможности принимать безналичную оплату

— В законе четко указано: любой субъект хозяйствования, будь то перевозчик или торговая точка, должны предоставить потребителю возможность произвести оплату товара или услуги удобным для себя способом — наличными или безналично. Кассовые аппараты такой возможности не давали.

Перевозчики пользовались временным решением в виде стороннего приложения, которое позволяло провести оплату по QR-коду в салоне. Но это создавало неудобства как для пассажиров, так и для водителей. Пассажирам нужно было переводить деньги со своей карты на баланс приложения, это занимало время. А водители сталкивались с «потребительским экстремизмом»: некоторые делали скриншоты экрана с оплаченной поездкой и пользовались им по несколько раз.

Справка:

Сфера пассажирских перевозок остается под особым вниманием налоговых органов: в ходе контрольных мероприятий регулярно фиксируются нарушения порядка приема платежей и использования кассового оборудования.

С начала года проведено более 80 проверок в отношении более 30 субъектов хозяйствования. Сумма предъявленных налоговых обязательств составила 51,8 млн рублей. За различные правонарушения в этой сфере виновные лица привлечены к административной ответственности на сумму свыше 10 млн рублей.

Среди типичных нарушений — работа без кассы, невыдача чека и нарушение установленного порядка приема наличных средств, а также сокрытие части выручки. Перевозчики рискуют не только получить штраф: в ряде случаев возможны арест автомобиля и исключение компании из реестра перевозчиков, что фактически означает остановку бизнеса.

• Возникали проблемы с подключением СКНО

— Старые кассы очень долго соединялись с СКНО в процессе рейса. Особенно в жару или в холод, либо в зонах с недостаточным покрытием связи. Водитель буквально несколько минут мог ждать, но при этом обязан соблюдать расписание. Контролирующие органы не принимали во внимание тот факт, что невыдача билета была вынужденной по причине технической проблемы и выносили штраф как на перевозчика так и на водителя.

• Происходили поломки оборудования

— Кассы часто ломались, обслуживание затягивалось, а перевозчик нес дополнительные расходы. Ремонт затягивался иногда на 7−10 дней. В это время нужно было подменять аппарат другой кассой — по сути нужно было закупать кассовое оборудование в двойном объеме, чтобы не допускать простоев. При формально небольшом ежемесячном платеже фактические затраты могли вырасти кратно: за счет ремонтов, поездок в сервис и постоянной логистики вокруг оборудования.

• Возникал соблазн для водителей делать «серую кассу»

— Там, где много наличных денег, всегда остается пространство для недостачи, споров и злоупотреблений. Всегда будет соблазн немножко поработать на себя. Это приводило к тому, что часть выручки не доходила до перевозчика. Некоторые маршруты становились нерентабельными, хотя люди ими пользовались.

Как появились программные кассы для перевозчиков

Некоторые перевозчики стали искать решение, которое могло бы закрыть все возникающие вопросы. Один из активных участников этого процесса — Вадим. Он вел переговоры с регулятором и несколькими ведомствами, но дела шли медленно.

— В банке, где я обслуживался, мне подсказали контакты оператора, который работал над программными кассами — компании «Настоящая цифровая». Я подумал: попытка не пытка. Созвонился с руководителем компании Александром, и оказалось, что он тоже давно размышляет над решением для перевозчиков, но пока не определился, каким оно в итоге должно получиться. Мы решили встретиться и все обсудить.

Продукт фактически создавался в связке разработчика, перевозчика и отраслевой экспертизы. Александр занимается непосредственно разработкой, а я выступал в роли консультанта-перевозчика. Рассказывал, что удобно для водителя, какую информацию нужно видеть перевозчику, пассажиру и контролирующим органам, чтобы соответствовать требованиям нормативных правовых актов.

Первые устройства Вадим взял на тест летом 2024 года — всего 12 кассовых аппаратов с настроенной программной кассой.

— Мы их сразу же начали «обкатывать». И давали обратную связь — что нужно еще подкорректировать. Одно из главных опасений было связано со скоростью обслуживания. Но на практике никто не проиграл в темпе. Зато сейчас все билеты выдаются программными кассами в полном соответствии с действующим законодательством.

Главный эффект, по мнению Вадима, — в контроле выручки. После внедрения программной кассы от «Настоящей цифровой» собственник получил возможность видеть не просто сумму выручки, а то, где и как она формируется. Это позволило сократить случаи «серой кассы» и лучше понять реальную загруженность маршрутов.

Вслед за Вадимом, многие перевозчики стали внедрять решение на своих маршрутках. К настоящему моменту уже 100% членов Ассоциации профессиональных перевозчиков пассажиров работают с программными кассами от «Настоящей цифровой».

Не просто контроль, а аналитика для бизнеса

Компания «Настоящая цифровая» не ограничилась выпуском решения на рынок. С продуктом продолжали работать, его совершенствовали и усиливали, чтобы сделать максимально полезным.

— Очень ценно то, что компания не побоялась быть первопроходцем, — отмечает Екатерина Станкевич. — Они не отмахнулись, а действительно вникли в суть, изучили потребности и сделали решение точно под них. Еще важнее то, что с каким отношением и подходом отнеслись к работе над этим решением. Ведь по сути альтернатив на рынке не было. Но в «Настоящей цифровой» постоянно оттачивали продукт, сервис, работали с обратной связью.

Из последний обновлений программной кассы для перевозчиков — недавно стала доступна функция геолокации каждой маршрутки.

— Вся аналитика доступна онлайн, не надо выезжать на линию для контроля. Можно в реальном времени наблюдать, что водитель двигается согласно расписанию и маршруту, — объясняет Вадим. — И речь ведь не только о контроле или кассовой дисциплине. Это еще и инструмент для анализа. Можно оценивать пассажиропоток: где большая часть людей заходит, где выходит, где усилить линию, где можно выводить меньше, где дольше всего приходится стоять. Если ты видишь, что предыдущий рейс был пустой, а следующий идет с большой загрузкой, значит, тебе надо именно это время подтянуть.

Что делает «Настоящая цифровая» для белорусских перевозчиков и куда движется рынок

В самой компании подчеркивают: они не производят кассовое «железо», а отвечают за программную часть и работу системы как оператора программных касс.

Программная касса, или мобильный терминал с предустановленным программным обеспечением (программной кассой), представляет собой компактное устройство 3 в 1, которое позволяет принимать платежи за проезд пассажиров.

Программные кассовые аппараты отличаются от стационарных тем, что они работают автономно, оснащены встроенным аккумулятором, который обеспечивает длительное время работы без необходимости частой подзарядки. В зависимости от модели, программная касса может поддерживать разные типы платежей, включая оплату картой, наличными и через QR-коды. При этом решение не привязано к одному поставщику оборудования.

— Наше программное обеспечение может быть установлено на любое устройство 3 в 1, вне зависимости от поставщика, — рассказал CEO компании «Настоящая цифровая» Александр Ермакович.

Для перевозчика ценность такого решения, по словам представителя компании, складывается сразу из нескольких вещей.

— С финансовой точки зрения, для бизнеса переход на программные кассы означает сокращение затрат на обслуживание терминалов, снижение суммы оплат в РУП ИИЦ, суммы оплаты за использование кассы, увеличение выручки.

С управленческой точки зрения — это отчетность и аналитика по разным параметрам: водитель, транспортное средство, маршрут, билеты и так далее.

Также наше решение дает выбор пассажирам по способу оплаты, что улучшает имидж и репутацию перевозчика.

Процесс подключения перевозчика начинается с регистрации программной кассы в налоговых органах. Этим занимается оператор ПКС — «Настоящая цифровая». Затем документы передаются поставщику устройств 3 в 1, там устройство оснащается и уже полностью готовое для работы доставляется клиенту.

— Мы первые, у кого появилось решение для перевозчиков пассажиров в регулярном сообщении. С самого начала этот проект был для нас вызовом — не было опыта в сфере перевозок. Но его не было ни у кого из операторов ПКС! Нам пришлось вникнуть в суть бизнеса перевозчиков и все делать с нуля. Очень важно на этом этапе иметь заинтересованного первого клиента, который поможет разобраться в тонкостях бизнеса.

Однако, в этом же заключается и наше преимущество. Когда ты первый, то задаешь стандарты развития нового продукта. Это дает возможность всегда быть на шаг или несколько шагов впереди потенциальных конкурентов, — объясняет Александр.

Мы как компания очень «клиентоориентированы». Это не просто популярное слово. За ним стоят конкретные действия. А именно, делать любой наш продукт так, чтобы он был удобен пользователям. Для этого мы постоянно проводим опросы наших клиентов, какие функции и возможности добавить в продукт для их удобства. Так же сами мониторим и оцениваем, что можно сделать лучше. И оперативно добавляем нововведения. Обновление личного кабинета происходит каждые 1,5−2 месяца. Это значит, что каждое новое обновление несет в себе что-то новое и/или улучшенное.

Цифровые кассы для транспорта меняют в перевозках главное: собственник перестает жить в догадках и получает рабочий инструмент управления деньгами, рейсами и людьми.

Когда видно, сколько и где продается билетов, как реально ходят маршрутки и что происходит с выручкой, решения перестают быть интуитивными — появляется почва для нормальной экономики и роста.

Для тех, кто уже включился в эту историю, цифровизация перестала быть «сложной IT-историей» и стала обычной частью операционки. Для тех, кто еще сомневается, вопрос теперь звучит проще: устраивает ли их работать вслепую там, где конкуренты уже привыкли опираться на цифры.

Поэтому автоматизируйте, интегрируйте, оптимизируйте и получайте прибыль! Как? Обращайтесь в «Настоящую цифровую» — и вам точно помогут найти оптимальное решение для вашего бизнеса.