От скрепки до грузовика. Где и как делает закупки белорусский бизнес?

Закупки часто выглядят как рутина, но именно здесь бизнес незаметно теряет время и деньги. Счета от разных поставщиков, ручные согласования, путаница в сроках и остатках, нагрузка на бухгалтерию — всё это отнимает ресурсы у людей, которые могли бы заниматься развитием компании. В этом материале мы разберем типичные слабые места в закупках и покажем, как более системный подход помогает навести порядок в процессах и операционных расходах. Разобраться в этом нам помог Павел Пунинский, заместитель управляющего по развитию корпоративных продаж 21vek.by БИЗНЕС.

21vek.by — это онлайн‑гипермаркет, где бизнес может закрыть практически любые потребности: от канцелярии и офисной техники до профессионального инструмента. Площадке уже доверяют более 70 тысяч компаний — от ИП до крупных предприятий.

Для бизнеса площадка предлагает не только широкий ассортимент товаров, но и выгодные условия закупок, выстроенный документооборот, надёжность поставок и высокий уровень обслуживания корпоративных клиентов.

3 скрытых ловушки корпоративных закупок, на которых бизнес теряет деньги

— Павел, если проанализировать опыт ваших клиентов, где бизнес чаще всего теряет время и деньги на закупках?

— Как правило, компании приходят к нам с уже накопившимися системными проблемами. Первое, что почти у всех всплывает, — разрозненные закупки. Канцелярия приобретается в одном месте, офисная техника — в другом, мебель — в третьем. В каждом случае свои условия, логистика, документооборот. В итоге у компании десятки контрагентов, пачка договоров и поток счетов, который сложно контролировать. Это рождает хаос, скрытые издержки и потерю управляемости.

Вторая типичная история — сложная логистика и непрогнозируемые сроки. Бизнесу часто нужно «еще на вчера». А традиционная цепочка выглядит так: нашли поставщика, запросили коммерческое, подождали счёт, уточнили наличие, согласовали доставку — и всё растягивается на недели. Тормозятся рабочие процессы, сотрудники подстраиваются под поставки, а не наоборот.

И сверху всё это приправлено человеческим фактором. Закупки ведутся в Excel, в мессенджерах и переписках. Кто‑то не успел согласовать счёт, кто‑то забыл продлить договор, где‑то потеряли накладную. Каждая такая мелочь по отдельности выглядит нестрашно, но в сумме это часы и дни, которые у бизнеса уходят в никуда.

— Насколько эта картина отличается в зависимости от масштаба: ИП, малый, средний, крупный бизнес?

— Масштаб разный, но логика проблем очень похожа. ИП и малый бизнес ценят простоту и скорость. У них нет огромного отдела закупок, часто всё держится на одном человеке. Им важно быстро найти нужный товар, оплатить без лишних согласований и получить без задержек.

Средний бизнес сталкивается с другой задачей — масштабированием закупок. Компания растёт, поставщиков и расходов становится больше, и держать всё в голове или в разрозненных Excel-таблицах уже невозможно.

Крупные предприятия — отдельная история. У таких клиентов жёсткие требования к надежности, документообороту и соблюдению договоренностей. Им нужен поставщик, который не подведет с наличием товара, вовремя закроет все бумаги и возьмёт на себя ответственность за каждую поставку.

Но есть один общий знаменатель для всех. Любой бизнес — большой или маленький — хочет экономить время и деньги. Все хотят, чтобы этот процесс был понятным, предсказуемым и занимал минимум внимания. Именно поэтому тема «порядка в закупках» для наших клиентов сейчас звучит особенно остро.

Как выглядит «взрослый» подход к онлайн‑закупкам

— Если говорить про решения, которые помогают навести порядок в закупках, с чего вы начинаете работу с юрлицами?

— Мы смотрим на закупки как на бизнес‑процесс, который можно и нужно автоматизировать. Наша задача — чтобы сотрудники клиента занимались своим делом, а не бумажками.

Первое — единое окно для всех категорий. Вместо того чтобы договариваться с десятками поставщиков, юрлицо получает доступ к ассортименту от скрепок до грузовиков в одном месте. Это резко сокращает время на поиск, сравнение и согласование.

Второе — прозрачный документооборот. Мы работаем с безналичным расчетом, выдаем полный пакет закрывающих документов строго в срок. Никаких задержек с документами, никаких «завтра пришлем».

Третье — персональный менеджер для сложных вопросов. Когда речь идет о крупных или нестандартных заказах, за клиентом закрепляется живой специалист. Он помогает с подбором, согласованием условий и контролирует исполнение.

Четвертое — гибкая логистика. Доставка по всей Беларуси, включая собственные пункты выдачи. Клиент выбирает удобное время и место. Срочные заказы не зависают на недели.

По сути, мы превращаем процесс закупок из головной боли в рядовую операцию. Сотрудник тратит минуты вместо часов, компания получает контроль вместо хаоса.

— Отдельная боль бизнеса — документы и соответствие требованиям. Как вы работаете с этим?

— Документооборот для юрлиц — это не просто «бумажки». Сегодня это еще и соблюдение требований законодательства, особенно когда речь идет о прослеживаемых товарах.

Напомню, с 1 марта 2026 года в Беларуси расширен перечень товаров, подлежащих прослеживаемости. Теперь в него входит вся популярная бытовая техника: стиральные и посудомоечные машины, холодильники, телевизоры, пылесосы, утюги, чайники, мультиварки, микроволновые печи, электрические плиты, дрели, фены. И требования здесь жёсткие: при обороте таких товаров использование электронных накладных обязательно. И мы не бросаем клиента одного с этой задачей.

Что мы делаем? Помогаем с подключением к системе — консультируем, рассказываем, какие шаги нужно сделать. И идём дальше: направляем клиента к проверенному партнеру, который предлагает выгодные условия подключения. Затем сами электронные накладные формирует и подписывает уже сам клиент в системе нашего партнера СТТ, у которого есть WEB-версия EDI-системы и интеграционный вариант, что удобно в случаях «филиальности» клиентов.

— Деньги и условия оплаты для компаний всегда критичны. Как вы выстраиваете этот блок для корпоративных клиентов?

— Деньги — это всегда важная тема для бизнеса. Поэтому мы сделали систему оплаты гибкой, чтобы клиент сам выбирал удобный вариант под свою ситуацию.

У нас доступно несколько вариантов оплаты:

• Безналичный расчет. Самый популярный вариант для всех юрлиц. Выставили счет, компания оплатила с расчётного счёта — мы отгрузили товар. Всё прозрачно.
• Отсрочка платежа. Это инструмент для клиентов, которые уже прошли проверку и работают с нами на регулярной основе. Компания получает товар сейчас, а платит через согласованное количество дней.

Скидки — всегда индивидуальны. Мы подходим к каждому клиенту отдельно. Что влияет на решение? Регулярность закупок, лояльность, стратегическое значение партнёрства, а иногда и просто конкретная ситуация — например, клиент делает пробный заказ, чтобы перевести все закупки к нам. Под каждый случай мы готовим персональное предложение по скидкам.

Что выигрывает бизнес, если закупки «работают как часы»

— Какие результаты чаще всего отмечают компании, когда переходят от хаотичных закупок к системной работе через ваш сервис?

— Результаты обычно видны довольно быстро. Прежде всего, это экономия времени сотрудников. Зашел на 21vek.by, выбрал, заказал через бизнес-аккаунт — все! Вместо трёх часов — пятнадцать минут.

Клиенты также отмечают, что у них исчезли «срочные» закупки по завышенным ценам. С системным подходом компании заказывают планово, с хорошей скидкой, без авралов. Спокойствие закупщика — тоже результат, хотя его сложно посчитать в деньгах.

Плюс ко всему — чистая бухгалтерия и спокойствие финансового отдела. Один поставщик — один договор. Все закрывающие документы в срок, в одном месте, без напоминаний. Бухгалтеры перестают догонять менеджеров с просьбой «принесите накладную». Это снимает напряжение и в офисе, и при сдаче отчетности.

И наконец, предсказуемость. Клиенты точно знают, когда придёт товар, сколько будет стоить, и что он будет в наличии. Никаких «извините, закончилось» или «цена выросла, не заметили».

— Если посмотреть чуть шире: как за последние 1−2 года в целом изменилось поведение корпоративных клиентов?

— Можно выделить несколько ключевых трендов.

Первое — уход от спонтанных закупок к планированию. Раньше компании часто заказывали «по факту»: закончилась бумага — срочно заказали. Сейчас бизнес стал более рациональным. Клиенты приходят с четким пониманием, что и в каких объемах им нужно на месяц, на квартал. Они хотят стабильность, предсказуемые цены и гарантию, что товар будет в наличии.

Второе — жесткий контроль бюджета. Компании включили режим экономии, перестали переплачивать за «бренд» и упаковки. Выбирают лучшее соотношение цена/качество. И требуют полной прозрачности: сколько, за что, когда. Им важно видеть историю трат и понимать, куда уходят деньги.

Третье — требование надёжности и скорости. Во время нестабильности бизнес понял, что поставщик, который подводит со сроками или внезапно меняет условия, — это риск. Сейчас клиенты выбирают тех, кто держит слово.

Четвёртое — переход в онлайн и цифровизация закупок. Ещё пару лет назад многие компании заказывали по телефону или на «привычных» базах. Сейчас всё больше клиентов хотят видеть ассортимент, цены и историю заказов в личном кабинете. Они ценят, когда можно оформить заказ за 5 минут, не обзванивая менеджеров.

Пятое — консолидация поставщиков. Бизнес устал от хаоса. Клиенты стремятся сократить количество партнёров и отдать максимум закупок одному надежному поставщику.

Шестое — лояльность к тем, кто помогает. Клиенты стали внимательнее к сервису. Им важно, чтобы менеджер был на связи, чтобы помогли с подбором, чтобы закрыли документы без задержек. Если поставщик решает проблемы, а не создаёт их — его ценят и остаются с ним надолго.

Мы видим эти изменения и подстраиваемся. Развиваем сервис для бизнеса, усиливаем команду персональных менеджеров, делаем цены прозрачными, а логистику — быстрой и предсказуемой. Клиенты стали требовательнее — и это правильно. Мы только за. Поэтому будем расширять ассортимент и ускоряться. И главное — сохраним простоту и прозрачность, за которую нас ценят клиенты.