Чтобы не было «Галя, отмена». Рассказываем, как правильно собирать заявки на закупки в компании

Во многих компаниях процесс сбора заявок на закупки часто превращается в настоящую головную боль. Сотрудники формируют заявки по-своему, делают это в произвольной форме, отправляют на согласование разным людям… В результате получается хаос, который не только отнимает время, но и увеличивает риск ошибок. И все это — трата ресурсов компании: времени, нервов, а часто и денег. В совместном проекте с Bidmart, разберемся, как наладить процесс закупок с самого первого шага — то есть с заявки.

Что за заявки и как с ними работать?

Заявки на закупки — это внутренние запросы сотрудников компании на приобретение необходимых товаров или услуг для работы. Когда у сотрудника или отдела возникает потребность в чем-то, что поможет им выполнять свои задачи лучше или эффективнее, они оформляют такую заявку. Эта заявка проходит процесс согласования: ее проверяют и одобряют руководители или другие ответственные лица. После одобрения заявка передается в отдел закупок, который занимается приобретением нужных товаров или услуг у поставщиков.

Процесс обработки заявки на закупку включает несколько ключевых этапов для эффективного управления и удовлетворения потребностей компании.

• Инициация. Сотрудник создает заявку, указывая необходимую информацию о товаре или услуге, включая количество и предполагаемую дату получения;
• Согласование. Заявка отправляется на одобрение ответственным лицам (руководителю, менеджерам или финотделу, например). Этап может включать несколько уровней согласования;
• Анализ заявок. Перед закупкой проводится анализ активных заявок для выявления возможностей консолидации, что может улучшить условия закупки;
• Закупка. Специалисты по закупкам взаимодействуют с поставщиками для выполнения заявки на оптимальных условиях;
• Закрытие заявки. После выполнения всех процессов заявка закрывается в системе, и создаются отчеты для анализа эффективности, что помогает улучшить будущие закупочные процессы.

Как обычно «косячат» с заявками в компаниях?

Процесс сбора заявок на закупки — это важный этап для любой компании. Но часто он проходит не так, как хотелось бы, и это может привести к проблемам. Рассмотрим пять распространенных ситуаций, когда сбор заявок идет не по плану.

1. Ручной сбор заявок

Сотрудники разных отделов отправляют заявки на закупку через электронную почту, мессенджеры и даже обычные записки. А кто-то может и по телефону позвонить. В результате у специалиста по закупкам на столе (а иногда и в памяти) оказывается куча разрозненных запросов. Все эти заявки приходят в разное время и в разных форматах. В итоге их сложно согласовать, невозможно нормально отследить. С этого, как правило, и начинается хаос.

2. Ведение заявок в неподходящих системах

Например, некоторые компании могут использовать для работы с заявками сервисы таск-менеджеры или CRM-системы. Но такое ПО зачастую не подходит, не имеет необходимого функционала или его нужно тщательно настраивать (на что обычно нет времени). К тому же, если легко запутаться и сломать в итоге всю систему работы с любыми задачами в компании.

3. Отсутствие единой системы

Когда в компании нет централизованной платформы для сбора и управления заявками на закупки, это приводит к путанице, ошибкам и дополнительным расходам. Например, сотрудники из разных отделов по отдельности подают заявки на покупку канцелярских товаров. Вместо того чтобы объединить эти потребности и оформить один общий заказ или закупку, каждая заявка обрабатывается отдельно. В результате компания упускает возможность получить скидку за оптовую закупку и тратит больше времени и ресурсов на обработку множества мелких заказов. Такая неэффективность приводит к ненужным затратам, которых можно избежать, внедрив единую систему управления заявками.

4. Отсутствие метрик для анализа

Метрики помогают оценить производительность, выявить узкие места и найти варианты для улучшения процессов. Например, можно оценить:

• время на выполнение различных этапов заявок;
• количество отмененных или отклоненных заявок;
• процент консолидации заявок.

Если получить такие данные, можно упростить, ускорить и улучшить процесс сбора заявок. Это в итоге приведет к оптимизации и других бизнес-процессов, которые так или иначе зависят от закупок.

5. Человеческий фактор

Ошибки тоже никто не отменял. Представьте ситуацию: сотрудник отдела снабжения заполняет внутреннюю заявку на закупку материалов для производства. В спешке он случайно указал неверный код товара, который отличается всего одной цифрой от нужного. Вместо специализированного сырья для производства продукта А была заказана партия материалов для продукта Б. Поскольку код товара выглядел корректно, заявка прошла автоматическое согласование без дополнительных проверок. Если бы сотрудник использовал внутренний каталог товаров (номенклатурный справочник) при оформлении заявки, он мог бы выбрать нужный материал из предварительно заданного списка. Это исключило бы возможность ошибки в коде товара.

! Ошибки в заявках могут привести к неэффективному расходованию средств, задержкам и даже к конфликтам с поставщиками. Поэтому необходимо найти решение, которое упорядочит процесс и сделает его прозрачным для всех. Важно создать систему, которая будет удобной для всех участников — от сотрудников до руководства.

Что же со всем этим делать?

Здесь как раз и приходит на помощь сервис Bidmart. Этот инструмент автоматизирует процесс закупок от первого до последнего шага. Сервис позволяет всем участникам легко взаимодействовать друг с другом.

Как это работает?

• Простота использования. С помощью Bidmart сотрудники могут быстро и удобно заполнять заявки через интуитивно понятный интерфейс. Никаких сложных таблиц и бесконечных переписок. Все элементы интерфейса продуманы так, чтобы даже новичок мог быстро разобраться;
• Автоматизация процессов. Все заявки автоматически отправляются на согласование, что значительно сокращает время обработки. Уведомления о статусе заявки приходят всем участникам, так что никто не остается в неведении;
• Прозрачность. Каждый может видеть статус своей заявки в реальном времени, что исключает недоразумения и повышает доверие внутри команды. Например, если ваша заявка находится на стадии согласования у руководителя отдела, вы сможете увидеть это и не будете беспокоить коллег ненужными вопросами;
• Четкость. В сервисе предусмотрен классификатор товаров и услуг, который помогает избежать путаницы в определениях, терминологии и в итоге — в заявках и заказах.
• Отчетность. Bidmart предоставляет возможность генерировать отчеты по всем заявкам за определенный период. Это позволяет анализировать расходы и выявлять узкие места в процессе закупок.

Результаты использования Bidmart:

• Снижение количества ошибок: автоматизация процесса позволяет избежать человеческого фактора;
• Ускорение процессов: быстрое согласование заявок экономит время сотрудников;
• Повышение прозрачности: все участники видят статус своих заявок;
• Оптимизация бюджета: возможность анализа расходов помогает лучше планировать бюджет.

Почему именно Bidmart?

Да, безусловно, можно задуматься о выборе любой другой системы автоматизации для организации закупок. Однако у Bidmart есть ряд весомых преимуществ.

Одно из самых значимых в том, что Bidmart — продукт от белорусских разработчиков. Это значит, что можно не опасаться, что компания внезапно уйдет с рынка или перестанет поддерживать сервис. Компания гарантирует надежность работы сервиса и доступность команды разработчика в любое время, если возникнут какие-либо вопросы.

А еще внедрение Bidmart — это процесс, который не требует много времени и усилий. Вам нужно всего лишь:

• Оценить текущие процессы и понять, какие этапы можно автоматизировать;
• Обучить сотрудников: провести небольшие тренинги для команды по работе с новым инструментом;
• Настроить систему: создать шаблоны заявок и согласований под ваши нужды.

Команда Bidmart готова поддержать вас на каждом этапе, предоставляя консультации и помощь в настройке системы.

Кроме того сервис предлагает гибкие тарифные планы в зависимости от размера вашей компании и объема закупок. Это делает его доступным даже для малых и средних бизнесов. Например, для небольших компаний доступен базовый тариф с минимальным набором функций. А для крупных организаций предусмотрены расширенные тарифы с дополнительными возможностями аналитики и интеграции с другими системами.

И вместо вывода

Оптимизация процесса сбора заявок на закупки — важный шаг для повышения эффективности работы компании. Внедрение инструментов автоматизации, таких как Bidmart, позволяет избавиться от хаоса в закупках и сосредоточиться на развитии бизнеса.

Конечно, внедрение новых технологий может вызвать сопротивление со стороны сотрудников, привыкших к старым методам работы. В этом случае ключевую роль играет руководство компании, которое должно поддержать изменения и показать их преимущества для всей команды.

Если вы стремитесь улучшить процесс закупок, сократить затраты и повысить прозрачность в работе, стоит рассмотреть возможность использования Bidmart. Это инвестиция в эффективность вашего бизнеса и в удовлетворенность вашей команды.

Если вы хотите оптимизировать процесс закупок, сократить затраты и повысить прозрачность в работе компании, свяжитесь с Bidmart для бесплатной консультации и демонстрации возможностей сервиса.