Оплатят ли такси и билет бизнес-класса? Чиновники о том, как оформлять командировки по новым правилам

В Беларуси в марте ввели изменения в назначение и выплату командировочных. Среди изменений — повысили суточные, по-новому стали возмещать расходы на аренду жилья и на проезд. Однако как у работников, так и нанимателей по-прежнему возникают вопросы, как по новым правилам оформлять командировки. В трех ведомствах — Минфине, МНС и Минтруда — пояснили некоторые детали, как правильно отправляться в поездки по работе.

Когда в командировках за границу можно покупать билеты бизнес-класса?

Работникам как в командировке по стране, так и за границей разрешили возмещать расходы на проезд, если он в личных целях задержался в поездке. Проще говоря, можно отправиться в командировку раньше или вернуться из нее на несколько дней позже, если нужно задержаться по личным делам. При этом наниматель оплатит стоимость билетов (которые и так нужно было бы покупать, но на другие даты). Главное условие — лишние дни в командировке могут выпадать на выходные дни, государственные и праздничные дни, но не на рабочие.

Если не предоставить подтверждающие документы о тратах на проезд, то наниматель возместит только 0,1 базовой величины — 2,55 рубля.

Но у работников и нанимателей остались вопросы по билетам бизнес-класса. Дело в том, что при командировках за границу работникам возмещают расходы по проезду по любым тарифам, кроме бизнес-класса. Но в некоторых ситуациях наниматель может возместить стоимость билетов железнодорожным, воздушным и водным транспортом по тарифам бизнес-класса — «при производственной необходимости и экономической целесообразности покупки таких билетов».

«Возмещение таких расходов производится только с разрешения нанимателя и при наличии подтверждающих документов, — уточняют чиновники.

При этом при изменении условий командировки, в том числе ее сроков и места, когда работник вынужден покупать за границей билеты по тарифам бизнес-класса (для поездки по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы раньше или позже запланированного времени), решения нанимателя о приобретении билетов по тарифу бизнес-класса не требуется.

— Кроме того, стоимость проезда железнодорожным и водным транспортом в странах Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем командированным работникам по тарифам бизнес-класса, — говорится в пояснении.

Ограничений по возмещению расходов по проезду по тарифам бизнес-класса при командировках в пределах страны не предусмотрено.

Про оплату такси в командировке

Нанимателям разрешили возмещать расходы на поездки на такси, а также на аренду автомобиля за границей. Но для этого нужно предоставить подтверждающие документы. При командировках за границу предусмотрена возможность пользоваться такси для трансфера до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта.

Решение о возмещении расходов на оплату такси в месте служебной командировки за границу принимает наниматель, поясняют чиновники. «Решение должно приниматься исходя из производственной необходимости и экономической целесообразности возмещения таких расходов», — говорится в пояснении.

При этом при командировках по стране оплата проезда на такси осуществляется за счет суточных и возмещению не подлежит.

Что изменилось для водителей-международников

Некоторые изменения коснулись возмещения командировочных расходов водителей-международников. Сумма компенсации расходов на проживание и суточных без предоставления подтверждающих документов составляет: за время нахождения в пределах Беларуси от 9 до 45 рублей, а за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

Если расходы по найму жилого помещения за границей превышают установленные суммы компенсации, то водителю возмещают расходы на основании
подтверждающих документов. Но выплаты не могут превышать максимальную сумму возмещения расходов по найму жилья в этой стране, а также максимальную сумму суточных. К примеру, при командировке в Австрии суточные не могут превышать 60 евро, а расходы по найму жилого помещения — 130 евро.

При этом при оплате работнику расходов на служебные командировки как на территории Беларуси, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физлиц:

• суточные в пределах установленных норм;
• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения.

Если работник не предоставит документы, которые подтверждают оплату этих расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах установленных норм.

«Оплата расходов по найму жилого помещения и суточных, производимая командированным водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки, в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в пределах размеров, подлежит освобождению от подоходного налога», — уточняют чиновники.

Может ли наниматель через турфирму организовать командировку своего работника?

— При направлении работника в командировку наниматель вправе заключить договор с организацией, оказывающей туристические услуги, или иным субъектом хозяйствования, оказывающим услугу по организации служебной командировки, — поясняют чиновники.

Но есть важный момент. «Для отнесения командировочных расходов, перечисленных выше, в состав затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо, чтобы в акте выполненных работ, счете или ином документе, выставляемом исполнителем, содержалась расшифровка по видам расходов в их стоимостном выражении. Кроме того, необходимо наличие всех сопутствующих сделке первичных учетных документов (заверенных копий), подтверждающих произведенные расходы исполнителем (оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, найма жилого помещения и других расходов, связанных с организацией поездки)», — отмечают чиновники.

Если в акте выполненных работ будет указана только стоимость услуг (вознаграждение) и отсутствовать детальная расшифровка оказанных услуг, такие расходы нельзя включить в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли. Причина — невозможно установить связь произведенных затрат с производственной деятельностью организации.