Выиграть время

Для того чтобы сделать успешную карьеру в нынешнее время, нужно иметь весомые конкурентные преимущества перед коллегами. Причем работа на износ не всегда помогает - обязательно нужны эффективность и видимый результат. Как сделать рабочий процесс продуктивным?

Прежде всего необходимо эффективно планировать свой рабочий день: заранее составлять расписание работы, выделять приоритеты при накладках и уметь гибко заменять одни мероприятия другими по ходу выполнения задач.

Вопрос в том, что всех встреч и коммерческих предложений в реальной рабочей обстановке не упомнишь, поэтому нужен хороший и надежный подсказчик.

Здесь на помощь приходят информационные технологии. Ведь формализованные задачи управления временем легко поддаются программному воплощению. Многочисленные компьютерные программы - от небольших приложений в вашем мобильном телефоне до громадных корпоративных систем тайм-менеджмента - так и называются: планировщики времени. Они позволяют составлять график встреч и мероприятий, напоминают о них, а также дают возможность менять планы.

Планировщики времени делятся на индивидуальные, коллективные сетевые и специализированные корпоративные.

Индивидуальные представляют собой программки-напоминалки в мобильном телефоне или встроенные приложения на базе Windows стоимостью несколько десятков долларов. Коллективные также чаще всего реализуются на приложениях Windows, но только в сетевых версиях, которые стоят сотни или тысячи долларов. Специализированные корпоративные строятся в масштабных вычислительных средах транснациональных корпораций на таких программных средствах, как Oracle или SAP, и стоят миллионы долларов.

Внедрение систем управления рабочим временем в корпорациях позволяет планировать, прогнозировать и контролировать бизнес-процессы посредством эффективного интерактивного взаимодействия между сотрудниками и динамичного управления со стороны руководства.

Если вы поступаете на работу в более-менее солидную компанию, то там обязательно столкнетесь с корпоративной системой планирования и управления временем, и вам так или иначе придется работать с ней.

В небольших фирмах в роли планировщика времени лидирует приложение Microsoft Exchange, где ведется общий календарь совещаний и встреч, есть механизм распоряжений руководства и рассмотрения служебных записок сотрудников, всплывающие окошки напоминаний о важных задачах и многое другое.

Между тем на современном этапе серьезные системы управления предприятием, так называемые ERP-средства, уже перешагнули уровень только планировщиков времени и включают интегрированные комплексы планирования, прогнозирования и интерактивной коммуникации между сотрудниками.

Это верно как для программных решений, создаваемых собственными силами компаний, так и тем более для систем управления бизнесом, поставляемых специализированными фирмами под заказ. В таких системах связаны воедино планировщики времени, корпоративная электронная почта, форум, средства обмена мгновенными сообщениями, программные приложения для управления документооборотом или целыми корпоративными проектами.

Развитие подобного ПО прошло уже немалый по меркам коммерческого софта исторический путь, и сейчас предложений пруд пруди на кошелек любой толщины.

В компании "Российский алюминий" после внедрения корпоративной компьютерной системы управления ответы на стандартизированные запросы руководителей стали формироваться автоматически. При этом во многих случаях и запроса не требуется: полностью сформированный материал поступает в информационную систему управления компанией автоматически.

Так как полностью уйти от бумажных носителей не представляется возможным, электронная система интегрируется с ними. Если после переговоров руководитель просит сохранить какой-либо документ со своими пометками (которые несут много эмоционально значимой информации), его помещают в бумажное хранилище. Отметка об этом делается в компьютерной системе. На следующих переговорах с тем же человеком (или по тому же проекту) на стол руководителю ляжет этот лист бумаги с его пометками, а на его мониторе будут открыты все фрагменты информации из корпоративной системы управления, относящиеся к данному вопросу.

Компьютерной системе управления предприятием делегируют даже бытовые функции, такие как питание, транспорт, бронирование авиабилетов и т. п.

После внедрения системы тайм-менеджмента общий выигрыш времени в целом по "Российскому алюминию" составил не менее 1,5 часа в день.