Письма, договоры, отчеты, акты выполненных работ, факсы — каждый год организации расходуют огромное количество бумаги. Однако к концу 2019 года все государственные предприятия, а вместе с ними и многие частные, перейдут на электронный документооборот. Вместе с Информационно-вычислительным центром Министерства финансов мы узнали у столичной компании, как они переходят с бумаги на «цифру».

«У нас огромный документооборот»

От 300 писем в день получает головной офис компании «ЮрСпектр». И это не считая остального документооборота.

Ведущими продуктами компании являются СПС КонсультантПлюс и онлайн-сервис готовых правовых решений ilex. Компания ООО «ЮрСпектр» является официальным представителем сети КонсультантПлюс — одной из крупнейших российских компаний, работающих на рынках информационно-правовых услуг СНГ.

Компания «ЮрСпектр» открылась в августе 1998 года, тогда в небольшом офисе работало 20 человек. Корреспонденции было немного, как и клиентов. Сегодня у компании более 20 000 клиентов и огромный документооборот, а поэтому работа с письмами занимает куда больше времени. Забрать с почты, распаковать, внести в систему и отправить получателю — на это может уйти от одних до трех суток, потому что в день трое сотрудников секретариата должны зарегистрировать и обработать до 1500 входящих писем, и еще более 100 — отправить.

— Плюс есть клиенты, которым мы пересылаем по почте акты выполненных работ, а это более 7 тысяч писем в месяц. У нас огромный документооборот на бумаге, и это проблема, — объясняет Лариса Сизова, начальник отдела. Она работает в компании уже девять лет и занимается сотрудничеством с государственными органами.

Количество бумажной работы, а также переход клиентов на электронный документооборот заставил руководство «ЮрСпектр» задуматься.
 
— Наши клиенты сообщали нам, что используют систему межведомственного электронного документооборота (СМДО) и приглашали присоединиться, чтобы сократить бумажный документооборот. Одним из первых обратился Национальный банк, у которого электронная система внедрена на всех уровнях.

— Мы стали анализировать и выяснили: по данным Национального статистического комитета в ноябре 2017 года 47% государственных организаций, в том числе органы власти разного уровня, уже входили в эту систему. Получалось, что значительная часть наших клиентов уже используют СМДО, а мы все еще нет. Таким образом мы пришли к выводу, что и нам нужно включаться. Первым шагом (и главным условием) было внедрение системы электронного документооборота.

«Мы сейчас и в бумажной, и в цифровой реальности»

С апреля 2018 года головной офис «ЮрСпектра» начал переход на электронный документооборот: секретариат, отделы по работе с госорганами, а в последнем квартале 2018 года — те, кто работает с бюджетными организациями. Всего в компании около 1000 сотрудников, а помещения расположены на нескольких этажах бизнес-центра.
 
— Было принято решение переходить на новую систему поэтапно, так как для полного перехода нужны готовность и желание: как наши, так и наших клиентов. Поэтому мы сейчас находимся и в бумажной, и в цифровой реальности, — говорит Лариса Сизова о минском офисе.

На бумаге остаются договоры и акты выполненных работ, зато электронными стали журналы регистрации, внутреннее согласование и подписание документов, информирование и рассылка. Входящие и исходящие письма — частично. По словам Ларисы, здесь еще осталась внутренняя инерция: гораздо привычнее отправить по факсу или по почте.
 
При выборе системы электронного документооборота компания исходила из двух критериев: система должна быть интегрирована с СМДО, а соотношение цены и качества должно быть оптимальным.

— Мы выбрали DoxLogic-S от Информационно-вычислительного центра Министерства финансов, но изучали не только это предложение. Для нас было важно, чтобы этап внедрения входил в стоимость, как и обновления. Ведь любая доработка стоит денег. Научиться работать с электронной системой было несложно: интерфейс программы интуитивно понятен. Трудностей он не вызывает, особенно для тех, кто хорошо работает с обыкновенной электронной почтой. Первоначальное обучение работе с системой проводят сотрудники ИВЦ, также мы получили инструкции для каждой роли и постоянную консультационную поддержку. Система позволяет делать несколько операций: получить, принять в работу, поставить его выполнение на контроль, согласовать, утвердить, переслать. Движение документа распределено между службами: исполнитель готовит, руководитель утверждает, секретариат регистрирует и отправляет. Кроме того, можно настроить маршруты движения документа внутри компании.

«Потерять письмо в системе очень сложно»

Правда ли, что электронный документооборот уменьшает влияние человеческого фактора? В «ЮрСпектре» считают, что однозначно да:

— Если письмо получено в системе, его довольно сложно потерять. А также можно проконтролировать время его отправки и получения. А это бывает важно. Если вам принесли вручную с почты 300 писем, то секретариат их регистрирует довольно долго, просто потому что это физический труд. В DoxLogic-S электронное письмо появляется сразу.

— Бумаг стало меньше, хотя не настолько, насколько хотелось бы. Увеличилась скорость получения: не секрет, что даже по Минску письмо может идти от трех до пяти дней.  А когда письмо приходит в систему и секретариат регистрирует его — ты сразу получаешь уведомление в свою корпоративную почту. И не нужно заходить и спрашивать, нет ли для тебя чего.
 
В «ЮрСпектре» надеются, что все организации вскоре перейдут на электронный документооборот. Но руководитель отдела реалистична:
— Пока большинство людей пугают все новшества, связанные с IT. А покупка канцтоваров и бумаги для них — самый простой путь. Остается подождать, когда это восприятие изменится.

РУП «Информационно-вычислительный центр Министерства финансов Республики Беларусь» более 45 лет предоставляет услуги по автоматизации, разработке и сопровождению программных комплексов. Мы зарекомендовали себя как надежный партнер, проверенный временем.