Электронный документооборот — цифровая революция в коммерческой аптеке

Аптечные сети Республики Беларусь сегодня работают в условиях строгого государственного контроля: лицензирование, регулирование цен, строгие требования к качеству лекарств и правила их отпуска формируют стандарты для всей отрасли. Параллельно растет интерес к цифровизации — электронные рецепты, продажи через сайты и мобильные приложения постепенно входят в повседневную практику, меняя привычный формат взаимодействия с пациентами.

Ознакомиться с законодательными требованиями Республики Беларуси к электронному документообороту (далее — ЭДО) можно, посмотрев запись вебинара ЭДиН при участии представителя МНС

Документооборот как ключ к эффективности

Последние годы фармацевтический рынок переживает ускоренную цифровую трансформацию. Коммерческие аптечные сети работают в условиях непрерывного товарного движения: десятки поставщиков, сотни торговых точек, тысячи SKU и ежедневные поставки, которые должны быть безошибочно приняты, проверены, оприходованы и отражены в учете. В такой модели документооборот перестает быть «бумажной рутиной» и становится критически важной частью управления сетью.

Каждая накладная содержит не только цены и количество позиций, но и данные о сроках годности, сериях, сертификатах качества, розничных надбавках, маркировке, результатах анализов. Ошибка в одном документе способна остановить продажу товара, нарушить требования регулятора или привести к финансовым потерям.

Для аптек документооборот — не просто обмен файлами, а механизм контроля качества и ликвидности товара, а значит — основа бизнеса.

Компания «Электронные документы и накладные» (далее ЭДиН) — аттестованный EDI-провайдер, резидент Парка Высоких Технологий, разработчик модуля ЭДиН: ЭДО для программы 1С. Сервис ЭДиН успешно используют в своей ежедневной работе более 50 000 компаний, в портфеле компании находится 40+ партнеров 1С: Франчайзи, проведено более 6000 успешных внедрений ЭДО.

Аптеки ощущают возрастающее давление в пользу ЭДО, и это объясняется рядом факторов:

• Расширение перечня товаров, которые подлежат обороту только с использованием ЭДО (программы маркировки и прослеживаемости, появление трансграничного электронного документооборота с РФ, Казахстаном и т.д.)
• Увеличение объемов данных и операций. Товаропроводящая цепочка фармацевтики становится другой: больше поставщиков, больше SKU, больше транзакций. Там, где раньше была одна бумажная накладная на 20 позиций, теперь — электронная на 200.
• Конкуренция между аптечными сетями. ЭДО позволяет сетям быстрее обновлять витрины, уменьшать складские запасы, оперативно оборачивать неликвид и снижать расходы на логистику.
• Готовность рынка. По данным МНС, количество электронных накладных за два года выросло почти в три раза. Для аптек это решает вопрос — ранее переход на ЭДО был затруднен из-за «не подключенности» контрагентов, теперь картина такова: бизнес быстрее подключается, чтобы не выпадать из цепочек поставок.
• Оптимизация бизнес-процессов. Если раньше сети могли позволить себе большие бухгалтерские и административные отделы, то сегодня бизнес ищет решения, позволяющие делать больше меньшими силами.

Любая ошибка может стоить бизнесу не только финансов, но и лицензии.

Экономика-софт + ЭДиН = цифровой прорыв в коммерческих аптеках

К 2026 году рынок аптечной розницы ожидают серьезные технологические сдвиги. Главный вектор — глубокая автоматизация процессов и переход к комплексным цифровым решениям.

В ответ на потребности коммерческих аптечных сетей формируется новое интеграционное решение — отраслевой продукт для работы всех аптек страны. Он объединит возможности двух ключевых систем: ЭДиН: ЭДО и ЭС:Белорусская аптека.

Объединение этих систем позволит создать единое цифровое пространство, в котором документооборот, приемка товара, ценообразование, учет и аналитика будут работать как один механизм — без ручных операций, дублирования данных и технических разрывов.

Что изменится для аптечных сетей:

• Полная автоматизация поступления товаров и обработки документов. Накладные, возвраты, перемещения и служебные сообщения будут автоматически загружаться в ЭС: Белорусская аптека и распределяться по точкам сети с учетом GLN, адреса доставки и маршрутизации. Это устранит одну из главных болевых точек аптек — необходимость вручную корректировать документы после интеграции.
• Снижение нагрузки на персонал. Фармацевты и бухгалтеры получают минимум операций вручную:

— накладная приходит уже проверенная;
— данные по срокам годности и сериям подгружаются автоматически;
— статусы видны сразу в системе;
— вероятность ошибки стремится к нулю.

• Улучшенная работа с маркировкой. Интеграция позволит оперативно подтверждать операции, фиксировать движения в системе прослеживаемости и уменьшить риск блокировки продажи маркированных товаров.
• Единая аналитика по всей сети. Актуальные данные по товарным потокам, поставщикам, ценам, акциям и неликвидным остаткам будут доступны руководителю оперативно и в одном окне — без сложных выгрузок и ручных сводных таблиц.

ЭДО в аптеках это реально?

Компания «ЭС:Экономика — софт» (далее ЭС) — официальный партнёр фирмы «1С», резидент Парка высоких технологий, разработчик собственных конфигураций на платформе 1С: Предприятие. За 20 лет работы автоматизировано более 8000 рабочих мест. ЭС специализируе

Вопрос: Коллеги, можете поделиться реальным примером, как создавалось интеграционное решение между системой «ЭС:Белорусская аптека» и электронным документооборотом ЭДиН?

Ответ ЭС: Успешных кейсов у нас немало. В качестве примера можно вспомнить областные фармации — они уже давно доверили нам автоматизацию торгового, бухгалтерского и управленческого учёта. Автоматизацию электронного документооборота они также поручили нам и нашим партнёрам. Сегодня эти организации работают с электронными накладными без перебоев. Совместно с компанией ЭДиН мы создали современное интеграционное решение для государственных фармаций, а теперь готовимся перенести этот опыт и для коммерческих аптек.

О внедрении ЭДО в Гродненском РУП «Фармация» в связи с подготовкой к использованию маркировки и прослеживаемости — в видео

Интеграция в аптечных сетях Республики Беларусь: реальный опыт

Вопрос: Расскажите о своем опыте именно в сфере автоматизации аптечного бизнеса.

Ответ ЭС: Мы работаем в этой сфере уже два десятилетия. Первые шаги сделали ещё в 2005 году, а в 2006‑м внедрили программу для автоматизации учёта и управления аптечным складом на новой тогда платформе 1С: Предприятие 8. В 2009 году появилась и первая специализированная программа для аптек — «ЭС:Белорусская аптека».

Как происходила интеграция в крупнейшей аптечной сети
Гродненской области — в статье

Практика позволила создать базовые версии складской и аптечной программы, а затем адаптировать их под конкретные задачи сетей и складов в пяти областях страны. Сегодня нашу программу используют более тысячи аптек в государственном секторе. Мы работаем и с коммерческими сетями, для них создана специализированная версия «ЭС:Белорусская аптека», но основной акцент всегда был на стабильной эксплуатации и сопровождении государственных фармаций.

За 20 лет удалось добиться главного: полная функциональность без критических сбоев, оперативное внесение изменений под новые законы и бизнес‑процессы, а также формирование собственной SLA‑команды, которая закрывает все компетенции — от создания надежной среды до управления развитием прикладных решений.

Ответ ЭДиН: Мы уже много лет успешно сотрудничаем как партнеры и совместными усилиями внедрили систему электронного документооборота в три крупные государственные аптечные сети. Этот результат наглядно подтверждает эффективность и продуктивность нашего партнёрства.

Реакция персонала на изменения

У коммерческих аптечных сетей обычно есть собственный оптовый склад и множество розничных точек. Внутренний товарооборот занимает значительную часть всех электронных накладных, и здесь появляется первая сложность: в документах грузоотправителем и грузополучателем выступает одна и та же организация, а подразделения — это точки доставки со своими уникальными GLN.

При бумажном документообороте сортировка входящей корреспонденции привычна: опытный сотрудник вручную быстро определяет, куда относится документ. В ЭДО же этот процесс нужно автоматизировать. Для небольших компаний проблема не критична, но в крупных сетях с большим потоком документов и сложной структурой требуется маршрутизация — то есть автоматическое распределение документов по точкам доставки.

У провайдеров есть технические решения для этого. В ЭДиН, например, задача решается через предварительные настройки пользователей: можно задать ограничения по точкам доставки прямо в личном кабинете, и система сама распределяет документы по нужным подразделениям.

Вопрос: Как сотрудники аптечных сетей реагируют на изменения привычных бизнес‑процессов? Бывает ли сопротивление?

Ответ ЭС: Да, при внедрении электронного документооборота мы иногда сталкиваемся с настороженностью персонала. Нововведения воспринимаются как дополнительная нагрузка или угроза привычному порядку работы. Чтобы снизить этот эффект, мы выработали ряд правил, которые помогают сделать процесс адаптации более мягким и успешным.

Во‑первых, мы проводим обучающие семинары и практические тренинги, где наглядно показываем преимущества ЭДО — ускорение процессов и снижение числа ошибок. Во‑вторых, вовлекаем сотрудников в сам процесс внедрения: создаём пилотные группы, собираем обратную связь, даём возможность предлагать улучшения. Это снижает тревожность и формирует чувство участия.

И наконец, мы рекомендуем использовать систему мотивации через KPI. Она позволяет оценивать эффективность работы работников с учетом времени, затраченного на обработку документов. В итоге ЭДО воспринимается не как дополнительная нагрузка, а как инструмент, который реально облегчает и улучшает рабочие процессы.

Вопрос: Какая скорость реагирования на обращение клиента в компании ЭДиН?

Ответ ЭДиН: В компании ЭДиН мы уделяем особое внимание оперативности и качеству клиентской поддержки. Среднее время реагирования на обращение клиента — в течение нескольких минут. Каждое обращение регистрируется в нашей системе, получает уникальный ID и сопровождается до полного решения — независимо от канала связи: через сайт, электронную почту, мессенджер или личный кабинет. Мы не просто отвечаем — мы решаем.

Почему ЭДО актуален именно сейчас?
Вам нужен ЭДО?

Вопрос: Почему тема перехода на электронный документооборот становится для предприятий оптовой и розничной торговли особенно актуальной именно сейчас?

Ответ ЭС: С 1 октября 2025 года в Беларуси вступили в силу новые правила обязательной маркировки и прослеживаемости товаров. А уже к апрелю 2026‑го список товаров, подлежащей маркировке, напрямую затронет ассортимент аптечных сетей (в том числе и коммерческих).

С 1 апреля вводится обязательная маркировка безалкогольных напитков и соков, и это только начало — в дальнейшем перечень категорий будет расширяться. Поэтому предприятиям важно заранее подготовиться и выстроить работу с ЭДО, чтобы соответствовать новым требованиям и не терять в эффективности.

А также большое значение имеет накопленный нами положительный практический опыт внедрения на предприятиях оптово — розничной торговли в Республике Беларусь.

Чек — лист «Практические шаги внедрения ЭДО»

Почему коммерческие аптечные сети задумываются о переходе на ЭДО?

Вопрос: Какие цели ставят перед собой аптечные сети, когда решают перейти на электронный документооборот?

Ответ ЭС: Разделим цели аптечных сетей на 2 группы:

Первая — это повышение операционной эффективности. Речь идёт о сокращении расходов на бумагу, печать и доставку документов, автоматизации поиска и архивации, а также ускорении логистики. На практике уже видно: с внедрением ЭДО водители успевают обслужить больше точек за смену. Эти задачи существовали и раньше, но электронный документооборот делает процессы более прозрачными, удобными и упорядоченными.

Вторая цель — новая для бизнеса и связана напрямую с законодательством. Сегодня оно требует, чтобы вместо бумажных ТТН компании использовали электронные накладные при обороте товаров с обязательной маркировкой и прослеживаемостью. Поэтому внедрение ЭДО — это не только шаг к эффективности, но и гарантия полного соответствия требованиям закона.

Вопрос: С каким запросом обращаются к вам компании? Какие выгоды от внедрения ЭДО компании ожидают получить?

Ответ ЭДиН: ЭДО — это цифровая среда, где юридически значимые документы создаются, подписываются, передаются и хранятся в электронном виде — от формирования до регистрации в учетных системах. Юридическую силу им придает электронная цифровая подпись.

Для аптечной розницы ЭДО решает ключевые задачи:

• Ускорение документооборота

Бумажная накладная проходила долгий путь — от курьера до ответственных лиц и в архив. В ЭДО документ появляется в системе сразу после оформления, автоматически загружается в учётную систему и подписывается в пару кликов. Это сокращает время приёмки, ускоряет логистику и снижает ошибки.

• Снижение затрат

Исчезает необходимость в бумаге, картриджах, курьерских услугах и аренде архивов. Ручной поиск документов уходит в прошлое. По оценкам, административные расходы сокращаются до 70%.

• Прозрачность и контроль

Система фиксирует: кто, когда и какой документ подписал, в каком он статусе, есть ли расхождения. Это минимизирует человеческий фактор, укрепляет дисциплину и делает бизнес-процессы предсказуемыми — особенно важно для управления ликвидностью и учёта.

• Быстрое взаимодействие с поставщиками и регуляторами

Документы передаются мгновенно — критично при ежедневных поставках лекарств. Аптеки оперативно оприходуют товар, точно отражают движение и быстро предоставляют данные при проверках.

ЭДО — это не просто замена бумаги, а трансформация всего документооборота в надежный, быстрый и контролируемый процесс.

Командная работа как залог успеха

ЭДО помогает бизнесу работать быстрее, экономичнее и гибко реагировать на изменения в спросе и требованиях законодательств. И ключ к успеху здесь — командная работа, люди и их взаимодействие между собой.

Заказчик, франчайзи 1С и EDI‑провайдер, действуя как единая команда и разделяя общую цель, превращают сложный проект в последовательную и предсказуемую историю успеха. В таких условиях внедрение идёт по плану, риски минимизируются, а ожидаемые результаты достигаются быстрее.

Внедрите электронный документооборот уже сегодня — и ваша аптечная сеть завтра будет расти быстрее, работать умнее и оставаться впереди конкурентов!