«Mark Formelle» первыми протестировали возможность обмена электронными документами между резидентами Беларуси и России
Белорусская компания «Mark Formelle» первая* протестировала новую технологию — электронный документооборот между двумя странами. Это итог пилотного проекта налоговых Беларуси и России, стартовавший почти 3 года назад.
Подробнее про проект рассказали руководитель проекта трансграничного ЭДО российской компании «Тензор» Евгений Голованов, директор белорусского провайдера «Электронные документы и накладные» (ЭДиН) Вера Куницкая и Виктор Возный, директор IT-департамента компании «Mark Formelle».
«Наибольший интерес эта технология представляет для крупных компаний»
Евгений Голованов,
руководитель проекта трансграничного ЭДО компании «Тензор»
— У нас в России электронный документооборот стартовал с начала 2000-х годов, за ним стартовала электронная отчетность. Драйвером выступила российская налоговая.
В России постоянно проводятся опросы бизнеса относительно того, что ему нужно для развития. В определенный момент выяснили, что многим компаниям интересно наладить трансграничный электронный документооборот с ближайшими странами — Беларусью и Казахстаном. Гос. органы России и Республики Беларусь пошли на контакт, и был запущен совместный проект.
Для начала была создана рабочая группа по линии двух налоговых, чтобы найти «мостики» в законодательстве двух стран. Нам нужно было в теории «обкатать» положительный сценарий в обмене электронными документами. Ведь в каждой из стран свои нормативные документы и свои требования к налогообложению и документообороту.
На втором этапе проходило пилотное тестирование с проговариванием внештатных ситуаций при отрицательном сценарии — например, как быть, если товар разбился и его отказываются принимать? Наша компания «Тензор», как и белорусские коллеги «ЭДиН», принимала участие в этом проекте с целью дать бизнесу реально удобное и комфортное решение.
Компания «Тензор» — один из крупнейших российских IT-холдингов. Основное направление деятельности — разработка программного обеспечения для бизнеса. Флагманский продукт компании — экосистема Saby, которая предоставляет цифровые сервисы для автоматизации различных бизнес-процессов, включая электронный документооборот, бухгалтерию, кадровый учет, CRM и аналитику. «Тензор» является аккредитованным оператором электронного документооборота, фискальных данных и EDI, а также одним из крупнейших удостоверяющих центров в России. В компании работают более 7000 сотрудников, функционируют 11 центров разработки и более 100 филиалов по всей России. Клиентская база — свыше 4,5 миллиона организаций и индивидуальных предпринимателей.
Когда завершилось тестирование, поступило предложение: «Давайте найдем реальных контрагентов, которые готовы обменяться документами!». Выбор пал на компанию «Марк Формэль», у которой есть свой российский филиал. Мы предложили им, помимо бумажной версии документов, параллельно сделать обмен и электронными версиями накладных. В компании заинтересовались, так как отсутствие бумажных документов позволило бы им сократить свои издержки.
Удобство заключалось в том, что головная компания в Беларуси работала с нашими белорусскими коллегами «ЭДиН», а мы, «Тензор» — с российским филиалом. Через несколько недель все организационные моменты были улажены, и система заработала. Результат этого обмена — электронные документы с электронными подписями, верифицированные доверенной третьей стороной.
Конечно, наибольший интерес эта технология представляет именно для крупных компаний, которые осуществляют активную трансграничную торговлю.
Мы также оговорили технические параметры, чтобы они были стандартизированы для всех других операторов. По итогу пилота ФНС России были подготовлены методические рекомендации — такая техническая энциклопедия для разработчиков провайдеров двух стран, которые также захотят заняться трансграничным товарооборотом.
При этом даже не понадобилось обучать пользователей, так как интерфейс у нас один-в-один идентичен обмену электронным документооборотом внутри страны. Все отличие — в выборе контрагента из другой страны и наличие рамочного договора на поставку.
Российскому предпринимателю даже не нужно получать ключ электронно-цифровой подписи в Беларуси, он использует свой, выданный в России, и свою электронно-цифровую подпись.
У нас получился достаточно длительный «забег», но все участники очень хотели «добежать до финиша». Проект удалось реализовать благодаря упорству со стороны регуляторов, вовлеченной работе нас как операторов и готовности бизнеса к внедрению инноваций. В дальнейшем компаниям нужно будет просто брать и внедрять готовое решение.
«Клиентам ЭДиН нужно 2 клика, чтобы начать отправлять документы в Россию»
Вера Куницкая, CEO облачного сервиса ЭДиН
— Трансграничный электронный документооборот уже довольно давно ожидали обе стороны. Для его выполнения потребовалась тесное взаимодействие двух стран, Беларуси и России. Все понимают масштабы документов, которые можно перевести в электронный вид. Бизнесу становится более удобно и эффективно работать с электронным документооборотом не только внутри страны, но и с партнерами в РФ.
Прорыв этого проекта — во взаимного признании электронно-цифровых подписей (ЭЦП) обеих стран. Он стал возможен благодаря подписанию соглашения 15 апреля 2025 года, оно стало важным шагом в запуске трансграничного электронного документооборота.
«Электронные документы и накладные» — белорусская IT-компания, аттестованный EDI-провайдер. Специализируется на разработке надежного программного обеспечения для обмена электронными документами (EDI), которое позволяет бизнесу сэкономить время и ресурсы при обработке документации.
«ЭДиН» является надежным партнером для организаций, которые стремятся к цифровой трансформации и оптимизации своих бизнес-процессов. Сервис ЭДиН по обмену электронными накладными, актами, счетами и другими документами позволяют клиентам улучшить эффективность работы и повысить конкурентоспособность на рынке.
Вся эта история с электронными накладными была нужна как для того, чтобы облегчить жизнь самим пользователям с субъектами хозяйствования, так и чтобы предоставить сервис регуляторам для доступа к электронным накладным.
Для того, чтобы начать пересылать документы российским партнерам, клиенты ЭДиН используют свой привычный ключ ЭЦП. Все, что им нужно — активировать услугу «Трансграничного электронного документооборота» (ТЭДО) и начать работать со своим контрагентом из России.
По сути, процессов в этом проекте несколько. С нашей стороны, мы получаем документ от клиента, проверяем его и только потом отправляем нашему партнеру в России «Тензору». Так же наоборот — Тензор на своей стороне проверяет форматы ИЦП и только после этого документ передает своему клиенту.
Кроме самих субъектов хозяйствования, то есть клиента и контрагента на белорусской и российской стороне провайдеров, в процессе участвует еще и ДТС — так называемая доверенная третья сторона. На нашей стороне это сервис в составе Национального Центра электронных услуг (НЦЭУ), с российской стороны — компания Газинформсервис. Задача ДТС — подтвердить подлинность документа.
Применение электронного документооборота как внутри страны, так и за ее пределами — в том числе результат Указа 381 от от 29 ноября 2023 г. «О цифровизации Республики Беларусь». По данным Национального центра электронных услуг, количество выданных ЭЦП растет в стране с каждым годом. А для маркированного товара, подлежащего отслеживанию, электронный документооборот обязателен. Планируется, что до 2030 года в электронную форму будет переведено подавляющее большинство наиболее востребованных административных процедур.
«23 мая 2024 мы впервые обменялись трансграничными документами»
Виктор Возный,
директор IT-департамента компании «Mark Formelle»
«Mark Formelle» — самый крупный производитель и ритейлер одежды в Беларуси: 18 производственных площадок, более 300 розничных магазинов. Продукция компании представлены и в ecom’е: сайт markformelle.by, так и на маркетплейсах. У «Mark Formelle» есть торговые магазины в России, Казахстане, Узбекистане.
Около десяти лет назад Вера, директор компании «ЭДиН», предложила нашей организации внедрение электронного документооборота (ЭДО) между Mark Formelle и другими контрагентами в рамках нашей страны. Мы с готовностью согласились участвовать в пилотном проекте, который затем перешел в промышленный контур трансграничного ЭДО с нашим Торговым домом в России. После подписания межправительственного соглашения мы активно включились в проект.
23 мая 2024 года мы впервые осуществили обмен ТЭДО. После нескольких тестовых попыток обмена документами мы успешно перешли к промышленному контуру. К 10 вечера технические специалисты трех сторон — ЭДИН, Тензор и Mark Formelle — подтвердили успешный обмен документов с корректными статусами.
С уверенностью могу отметить, что данный проект значительно повысил скорость обработки документов: процессы, которые ранее занимали дни, теперь выполняются за часы или даже минуты. Мы также наблюдаем снижение количества ошибок при заполнении документов и номенклатуры, что, в свою очередь, привело к снижению затрат и повышению прозрачности процессов. Хранение всех документов в цифровом формате существенно упростило их поиск и извлечение. Эти изменения способствовали заметному улучшению взаимодействия между нашими подразделениями и филиалами.
Таким образом, внедрение электронного документооборота стало важным шагом на пути к оптимизации бизнес-процессов и повышению общей эффективности нашей компании.
Основные шаги процесса обмена ТЭДО
1. Подготовка документов. Создается электронный документ в соответствии с требованиями законодательства страны-отправителя.
2. Подтверждение идентичности. Для этого используется электронная подпись (ЭП). Она должна соответствовать требованиям законодательства обеих стран.
• Удостоверяющий центр: ЭП должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром, который признается в обеих странах.
3. Передача документа. Документы могут передаваться через специализированные платформы ЭДО. В нашем случае провайдером в РБ выступает ЭДиН, в РФ — Тензор.
4. Получение и обработка документа. Получатель получает документ и проверяет его целостность и подлинность с помощью электронной подписи.
5. Взаимодействие с контрагентом. При необходимости стороны могут обмениваться комментариями или запросами на дополнительные документы.
• Если документ требует корректировок, процесс повторяется с учетом внесенных изменений.
А тут можно посмотреть видео: ТЭДО с Россией. Трансграничный электронный документооборот стирает границы для бизнеса.
* По данным Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь