«К нам пришла проверка, и мы полностью перестроили работу компании». Опытный предприниматель поделился, как реагировать на непредвиденные обстоятельства

Оказывается, что много лидов не всегда хорошо. Это становится проблемой, когда бизнес оказывается не готов к резкому росту входящих заявок. Причины могут быть разные — от недальновидности руководителей до банально непрогнозируемого роста и неоправдавшихся ожиданий. Как раз последнее и произошло с участником бинес-реалити «Ожидание и Реальность» компанией «Инновационный консалтинг» в марте. Директор Александр Шуст рассказал, что планируют с этим делать и какие еще задачи удалось решить за первый месяц совместного проекта портала «Про бизнес» и компании «Ресолва».

Суть проекта «Ожидание и Реальность»

Мы отобрали из поступивших заявок 5 компаний, которые готовы рискнуть: владельцы бизнеса ставят перед собой и командой определенную цель и постараются ее достичь к концу 2025 года. Каждый месяц участники будут публично отчитываться по выполнению своего плана, говорить о том, что получилось, а что нет, и, главное, почему.

Читайте истории первого, второго, третьего, четвертого и пятого участников.

«В марте мы столкнулись с проблемой нехватки ресурса для обработки входящего трафика»

 — В конце марта к нам пришла проверка из Государственного комитета по имуществу, и на полтора месяца пришлось полностью перестроить работу компании. Конечно, о том, что нас будут проверять, мы знали еще в феврале, но полный перечень данных, которые мы должны были предоставить, получили всего за несколько дней до визита госоргана. Проверяющие работают и сейчас, поэтому, чтобы все прошло успешно, мы задействовали много ресурсов компании. При этом, увидели в этой ситуации точки роста по совершенствованию бизнес-процессов. Вывод, который я сделал, — в любой ситуации нужно уметь увидеть возможности.

Комментарий экспертов Resolva

Если смотреть на ситуацию с позиции проверяемого субъекта, то проверки в зависимости от степени «внезапности» делятся на выборочные и внеплановые. Если о внеплановой проверке проверяемый (его представитель) узнает в момент предъявления ему служебного удостоверения и предписания на проведение проверки, то информация о включении проверяемого субъекта в план выборочных проверок является открытой.

Каждый может ознакомиться с планами выборочных проверок на предстоящий период на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь. Более того, включенный в план проверяемый субъект вправе получить от контролирующего органа информацию об основаниях назначения проверки.

Если вы нашли наименование своей организации в плане выборочных проверок, то нужно быть готовым к началу проверки предоставить проверяющим необходимые документы за предшествующие 3 календарных года и истекший период текущего года (налоговые проверки проводятся за пятилетний период).

И, да, нужно быть готовым к тому, что проверка организации проводится, как правило, в течение 30 рабочих дней. При наличии оснований проверка может приостанавливаться, продлеваться.Год назад президент поручил перевести контрольную деятельность в режим профилактики, а не наказания. В настоящее время ведется работа над проектом Указа о контрольной (надзорной) деятельности, призванный повысить эффективность контролирующих органов. Посмотрим, станет ли бизнесу легче в этом смысле.

Отметим, что проверяемому важно знать свои права и обязанности (подробно об этом написано в указе президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 года № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь»), а также способы защиты прав и законных интересов.

Также в марте мы столкнулись с проблемой нехватки ресурса для обработки входящего трафика. Он у нас увеличился, соответственно, нужно было оперативно набирать в штат оценщиков. Для тех, кто не погружен в тему, — это специалисты с высшим образованием, которые после профильного обучения получили аттестат по оценке определенного вида имущества (недвижимость, транспорт и оборудование и т.д.). Количество таких людей на рынке ограничено. Кроме того, есть отток кадров из оценки в другие сферы (банки, IT и т.д.), а вход новых специалистов на рынок довольно сложный. Ранее мы искали работников классическим способом — разместив вакансию на карьерном сайте. Но сейчас осознаем, что этого уже недостаточно. Именно поэтому мы привлекли сторонних HR-специалистов с опытом хантинга в узких профессиях и составили стратегию поиска оценщиков на кратко-, средне- и долгосрочную перспективы. Какие-то инструменты уже запустили в работу и получили, на мой взгляд, неплохой результат. Конкретные методы, которые стали использовать, назвать не могу — это часть коммерческой тайны компании, но в целом вектор работы такой: приглашаем на работу как опытных оценщиков, так и обучаем молодых специалистов. При этом, стараемся максимально эффективно выстраивать бизнес-процессы, предлагаем конкурентоспособную зарплату и социальный пакет. Посмотрим, какой результат получим в этом направлении в апреле.

Как вышло, что поток заявок увеличился, а сотрудников для их обработки не хватает? Объясню. Наш годовой финансовый план предусматривает и план ресурсов: деньги, люди и т.д. Мы имеем понимание, когда и сколько людей нам нужно, но произошли две вещи: объем работ вырос в моменте больше, чем мы планировали, и один из ключевых оценщиков выпал из рабочего процесса на длительный срок в связи с проблемами со здоровьем. Я считаю, что ответственность за эту ситуацию лежит только на мне. Мне удалось выстроить бизнес-процессы в компании, и это хорошо, но теперь меня, как собственника, ждет следующий этап — сделать так, чтобы система могла не только работать, но и развиваться самостоятельно, без моего участия. На эту тему есть потрясающая книга, которую мне порекомендовал один успешный предприниматель — это книга «Пятая дисциплина» Питера Сенге.

Каждый оценщик у нас должен решить определенное количество задач. Соответственно, чем больше таких специалистов, тем больше объем работы может выполнить компания в целом. И это прямо пропорционально росту ее выручки. Для того, чтобы увеличить производительность, мы развиваемся в двух направлениях: специализация (оценщики занимаются только оценкой и больше ничем) и автоматизация (максимальное ускорение простых действий и исключение человеческого фактора там, где это возможно). Например, для оперативной печати большого количества отчетов по оценке для заказчиков и нашего архива мы уже используем специализированное ПО. Это позволяет экономить десятки часов в месяц.

«Мы не выстраиваем партнерские отношения с компаниями, с которыми у нас не совпадают ценности»

Ранее мы говорили о своих планах по продвижению услуги оценки для налога на недвижимость. В этом году нам не удалось достичь значимых результатов. Во-первых, изменились расчетные коэффициенты налоговой, и это во многих случаях снизило актуальность проведения оценки, во-вторых, из-за проверки мы решили не акцентировать внимание на сезонной услуге. Однако небольшой рост есть: он был достигнут благодаря увеличению объема заказов от наших постоянных клиентов.

Вот по направлению оценки транспорта для таможни мы провели много работы. Первое — выделили это направление в самостоятельный отдел, что позволило нам посмотреть на его работу под другим углом. Второе — составили план развития персонала и наняли двух специалистов. Также мы составили план автоматизации процессов.

Чтобы увеличить объем работ по оценке для залогов в средне- и долгосрочной перспективе мы приняли одно, но, на мой взгляд, ключевое решение — отказались сотрудничать с несколькими крупными потенциальными и существующими клиентами.

Звучит странно, согласен, но я поясню.

Порой клиент считает, что он знает, сколько стоят его объекты, например, недвижимости и хочет оценить их именно так. Мы же проводим независимую оценку и определяем не только реальную стоимость, но и предупреждаем обо всех возможных рисках. Так вот, есть руководители, которые доверяют профессионализму наших специалистов и прислушиваются, а есть те, которые идут своим путем. Тогда может возникнуть много неприятных ситуаций, которые приведут к значительным финансовым и репутационным потерям. Мы дорожим каждым своим клиентом, считаем их профессионалами в своей сфере и готовы помочь в решении многих задач. Но при этом хотим, чтобы и наш профессионализм ценили. Именно поэтому мы не выстраиваем партнерские отношения с компаниями, с которыми у нас не совпадают ценности. Я считаю, что в перспективе именно такая позиция позволит нам расти и развиваться по верной траектории.

Итоги за март

Мы составили план поиска оценщиков и запустили его в работу, пересмотрели стратегию работы с ключевыми клиентами, выделили направление оценки транспорта для таможни в самостоятельный отдел и закрыли первый квартал 2025 года с ростом плюс 35% к уровню 2024-го. Это значит, что нам нужно ускориться.

Планы на апрель

В апреле у нас должна закончится проверка. Это позволит нам не отвлекаться и направить фокус внимания всех сотрудников на выполнение текущих задач. Планируем продолжить работу по расширению штата оценщиков, что позволит нам увеличивать объемы выполняемых работ. Будем готовиться к переходу на электронный архив. Благодаря этому рассчитываем оптимизировать и временные затраты специалистов, и расходы на печать. Ну и, конечно, спасем много деревьев, не печатая большие объемы отчетов на бумаге (улыбается, — прим.авт.).

Партнер рубрики:

Консалтинговая компания «Ресолва» предоставляет услуги для бизнеса более 12 лет. Бухгалтерский и юридический аутсорсинг — специализация компании, но клиенты могут найти с экспертами «Ресолвы» ответ практически на любой вопрос.