Оптимизация рабочего времени: как «Валерьяново» сокращает затраты благодаря электронному документообороту

За последние четыре года фермерский рынок «Валерьяново» стал не только устойчивым поставщиком свежих и качественных продуктов, но и ярким примером успешной инновационной платформы. Одним из ключевых шагов в его развитии стало решение по автоматизации бухгалтерских процессов и внедрению электронных накладных и электронных актов выполненных работ. В условиях постоянного расширения клиентской базы рынка это решение оказалось не только необходимым, но и эффективным, позволило оптимизировать документооборот и значительно повысить операционную эффективность. Давайте рассмотрим этот проект подробнее и оценим его вклад в успех «Валерьяново».

«Не только продукты!» — чем «Валерьяново» привлекает клиентов

Ольга Мудрая, маркетолог ТК «Валерьяново»

— Торговый комплекс Валерьяново — это современный торговый комплекс с фермерским рынком. Он строился 2 года и открылся 7 ноября 2020 года. Комплекс представляет из себя четырехэтажное здание с офисным блоком, торговыми, производственными и складскими помещениями, рядом — большая парковка на несколько сотен машин.

Отличительной особенностью нашего торгового комплекса является наличие в нем большого продовольственного рынка с ветеринарной лабораторией. Вся продукция, которая представлена на рынке, до попадания на прилавок обязательно проходит ветеринарное исследование.

Фирменные магазины белорусских производителей, уникальная бакалейная ярмарка, супермаркет «Санта», своя кулинарная студия и детская мастерская для проведения мастер-классов, а также выгодное расположение на выезде из города по трассе, которая ведет в Витебск и в Россию, — все это делает торговый комплекс «Валерьяново» удачным местом для совершения покупок и проведения времени всей семьей. Мы постарались сделать максимум для удобства покупателей: товары на рынке можно оплатить банковской картой, в комплексе есть комната матери и ребенка, несколько санузлов, камеры хранения, лифты, эскалаторы.

Как «Валерьяново» оптимизирует рабочее время

«Валерьяново» тщательно следит за своими финансами с самого начала своей деятельности. Для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой отчетности была выбрана и используется программа «1С:Бухгалтерия» с настройкой «Моя бухгалтерия 8» от «Хьюмен систем». Возможности этой программы полностью удовлетворяют потребности компании в части ведения бухгалтерского учета и налоговой отчетности. Кроме того, оперативная и постоянная поддержка и обновления обеспечивают максимальное соответствие программы действующему законодательству Республики Беларусь.

Компания «Хьюмен систем» работает на рынке информационных услуг с 1997 года, является официальным партнером фирмы «1С» (г. Москва) в статусе «1С:Франчайзи». Оказывает услуги по автоматизации деятельности предприятий: разработку, внедрение и дальнейшее сопровождение собственных прикладных программных решений, созданных на базе программной платформы «1С:Предприятие».

Предлагает своим заказчиками решения для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового, управленческого, производственного и торгового учета, а также продукты для автоматизации документооборота и CRM, организации работы с маркетплейсами. Более 500 компаний ежегодно становятся новыми пользователями программ 1С от «Хьюмен систем». Более 4000 компаний находятся на ежемесячном сопровождении.

С ростом объемов документооборота в компании пришли к пониманию, что время, затрачиваемое на обработку бумажных документов, становится все более значительным и требует оптимизации. По мере увеличения количества документов, обрабатываемых вручную, возрастали трудозатраты сотрудников. Передача, сортировка, хранение и поиск нужных бумажных документов отнимали все больше рабочего времени персонала. Руководство компании осознало, что существующие ресурсы расходуются нерационально, что негативно сказывается на общей эффективности бизнес-процессов. В этой ситуации очевидной стала необходимость автоматизации документооборота, чтобы оптимизировать затраты времени и ресурсов, повысить производительность труда сотрудников и общую эффективность деятельности предприятия.

Переход на электронный документооборот стал следующим шагом в стратегии «Валерьяново». Для реализации этой задачи мы провели анализ рынка предложений. Основными критериями при выборе стали: полное соответствие законодательству, инновационность сервиса, наличие прозрачной интеграции с программой 1С: Предприятие, а также уникальные возможности (множественное подписание электронных документов, наличие архива электронных документов, комплексное решение по переходу на электронный документооборот). В результате анализа был выбран сервис ЭДиН от компании «Электронные документы и накладные».

«Электронные документы и накладные» —  белорусская IT-компания, аттестованный EDI-провайдер. Специализируется на разработке надежного программного обеспечения для обмена электронными документами (EDI), которое позволяет бизнесу сэкономить время и ресурсы при обработке документации.

«ЭДиН» является надежным партнером для организаций, которые стремятся к цифровой трансформации и оптимизации своих бизнес-процессов. Сервис ЭДиН по обмену электронными накладными, актами, счетами и другими документами позволяют клиентам улучшить эффективность работы и повысить конкурентоспособность на рынке.

Процесс стартовал с внедрения электронных накладных и в результате успешного внедрения был расширен на подключение электронных актов выполненных работ. Особый акцент был сделан на настройку сервиса ЭДиН с существующей системой 1С: Бухгалтерия, что позволило бухгалтерам работать в привычной среде без лишних затрат времени.

Важным фактором для перехода стало то, что компания ежемесячно отправляет от 300 до 500 актов своим контрагентам, у бухгалтера на это уходило несколько дней. «ЭДиН» предложили решение — модуль интеграции ЭДиН: ЭДО для 1С, который интегрирован с программой «Моя бухгалтерия 8» от «Хьюмен систем». Бухгалтер работает из привычной ей программы 1С, но при этом формирует электронные документы, подписывает ЭЦП и отправляет своим контрагентам в несколько кликов. Уже в августе мы выслали клиентам первые документы. Всё внедрение заняло около 3 недель, включая доработки и интеграцию.

«Валерьяново» в результате этого шага получило значительную экономию времени. То, что ранее занимало несколько дней, теперь укладывается в 15−20 минут. Помимо экономии времени, наблюдается существенное сокращение затрат на расходные материалы. Так, расход бумаги снизился в 9 раз, а затраты на чернила для принтеров сократились в 4 раза по сравнению с прежними показателями. Ещё одним впечатляющим достижением стала оптимизация почтовых расходов. Согласно внутренним подсчетам, экономия на почтовых отправлениях достигла суммы в 300 рублей ежемесячно.

Одним из ключевых факторов успеха данного процесса стало обеспечение оперативной поддержки и консультаций по работе с программным обеспечением со стороны «Хьюмен систем». Линия консультаций по модулю интеграции «ЭДиН:ЭДО для 1С» действует уже полгода, обеспечивая уверенность сотрудников компании в принятых решениях и оперативное разрешение возникающих вопросов.

Хотя не все наши контрагенты перешли на электронные акты выполненных работ, их число постепенно растет, а новая система обмена документами предоставляет клиентам простоту и удобство работы без необходимости самостоятельного подключения к сервису.

Все эти усовершенствования не только оптимизировали процессы «Валерьяново», но и подтвердили его репутацию как инновационной и внимательной к потребностям своих клиентов компании.

Цифровизация в 2024 году: реальность или фантастика

Вера Куницкая, CEO облачного сервиса ЭДиН

Работу с торговым комплексом «Валерьяново» мы начали еще в 2021 году, это было связано с внедрением двух государственных программ в Республике Беларусь по маркировке и прослеживаемости товаров, согласно которым оборот определенных групп товаров осуществляется только с использованием электронных накладных (сыры, мороженое, молочная продукция и др). Обычная практика для клиента — это параллельно с электронными накладными внедрять и электронные акты, счета и другие типы электронных документов.

Важно понимать, что государственные программы по маркировке и прослеживаемости не останавливаются на группах товаров, которые были определены ранее. По предварительным данным с 1 октября 2024 года список товаров, подлежащих обязательной маркировке и прослеживаемости, будет расширен, в него могут попасть соки, воды, смартфоны.

В дальнейшем нашей задачей было настроить взаимодействие учетной системы заказчика и нашего сервиса ЭДиН. Почему был выбран вариант работы прямо из программы 1С? Всё достаточно просто: отправка и получение документов в привычном интерфейсе, быстрый обмен оригиналами документов и отслеживание статусов онлайн, подписание электронных документов и электронных накладных несколькими ответственными лицами, гарантированная доставка, надёжное хранение. Это возможно с использованием модуля ЭДиН: ЭДО для программы 1С: Предприятие.

Как обычно происходит внедрение электронных документов и электронных накладных? Мы тщательно анализируем особенности бизнеса и информируем клиента, какие именно шаги необходимы для подключения к системе электронного документооборота. Далее следует этап сопровождения клиента на протяжении всего пути — от первого обращения до запуска системы в промышленную эксплуатацию. Как правило, более 80% клиентов используют в работе программу 1С, поэтому специалисты предлагают интеграцию прямо в привычный интерфейс. Для этого клиенту передается необходимая лицензия на модуль для 1С: Предприятие.

Внедрение и настройка модуля по выбору клиента может происходить по одному из сценариев:

1. Самостоятельно: при наличии соответствующих компетенций клиент может собственными силами внедрять и настраивать модуль.
2. Путем обращения к компании 1С: Франчайзи, которая обслуживает программу 1С: Предприятие.
3. Непосредственно нашими силами, так как у нас организован свой сектор внедрения и сопровождения ПО.

В этом кейсе интеграцией, внедрением программы и настройкой модуля ЭДиН: ЭДО для 1С под задачи клиента занимался наш ключевой партнер, компания «Хьюмен систем». Наше сотрудничество длится уже более 5 лет, и вместе мы реализовали значимое количество результативных проектов.

Важно отметить тот факт, что компания «ЭДиН» позиционирует себя как помощник бизнеса во внедрении «зеленых» технологий и минимизации использования бумаги. Таким образом, она вносит свой вклад в заботу об окружающей среде, являясь участником программы «Экологическая инициатива». Концепция рынка также помогает сблизиться с природой покупателей, предлагая им свежую фермерскую продукцию. Наш партнер, «Хьюмен систем», также поставил для себя задачу перейти на безбумажный документооборот.

Торговый комплекс «Валерьяново» не ограничивается только внедрением электронных накладных и актов, но ставит перед собой цель перевести в электронный формат и другие типы документов, включая внутренние и кадровые. Это позволит повысить эффективность работы компании.

В завершении хочется отметить, что в ноябре 2023 года в Республике Беларусь принят Указ Президента № 381 «О цифровом развитии», согласно которому основным подходом в цифровизации страны до 2030 года станет создание и использование цифровых платформ автоматизации в бизнесе. Таким образом, внедрение электронного документооборота, автоматизация предприятия с использованием программы 1С: Предприятие станет неотъемлемой частью работы любой компании.

Присоединяйтесь к внедрению электронного документооборота и будьте в тренде цифровизации страны! За подключением к ЭДО обращайтесь к «ЭДиН» — аттестованному EDI-провайдеру.