«Ручной труд сократили по максимуму». Как автоматизировали работу магазинов COLIN'S в Беларуси
С помощью автоматизации два бухгалтера могут вести учет 20 магазинов и склада, а время, которое тратится на составление товарных отчетов, сокращается в разы. Яркий пример — белорусское подразделение компании COLIN’S, которому удалось ускорить финансовые потоки и избавить сотрудников от лишней бумажной работы. Как это было, рассказала главный бухгалтер COLIN’S в Беларуси Ирина Шарай для совместного с «Хьюмен Систем» проекта «Бухучет по-новому».
Справка:
Бренд COLIN’S был создан в 1983 году в Стамбуле (Турция). Держателем марки является группа компаний Eroglu. Сейчас общее число сотрудников группы компаний Eroglu в 33 странах мира составляет более 24 000 человек, а количество магазинов COLIN’S достигло 300 в Турции и более 1000 за рубежом.
На белорусский рынок крупный международный бренд COLIN’S пришел в 2011 году, планируя создать сеть монобрендовых магазинов модной джинсовой одежды. Когда первые три магазина открылись в Беларуси, для управления товародвижением и продажами было достаточно тех программ, которые разработал головной IT-департамент для всех участников группы компаний Eroglu.
— Для трех-четырех магазинов все работало. Мы могли в ручном режиме вносить информацию в бухгалтерскую программу, чтобы проводить налоговые отчисления и оформлять все нужные документы. Со временем магазинов стало больше. Появился большой объем работы, который вручную выполнять было уже невозможно. Тогда стало понятно, что нам нужен программный продукт, который позволит оптимально вести весь документооборот, контролировать ценообразование и отслеживать движение товаров, в том числе поставки из-за рубежа, — рассказывает Ирина Шарай.
Компания остановила свой выбор на продукте «1С:Управление торговлей» от «Хьюмен Систем». Программа стала дополнением к автоматизированной системе управления продажами и промежуточным звеном между бухгалтерской и управленческой системами холдинга. Интеграция продукта с «1С:Бухгалтерия» закрыла такие задачи, как выгрузка в бухгалтерскую программу конечной информации для подсчета налогов и выставления электронных счетов-фактур.
— Интеграция с другими программами связана с получением первичных документов, например, по приходу товаров. Все загружается в «Управление торговлей», затем конвертируется и обрабатывается. Программа сама формирует документы и справочники, например, с информацией о том, что это за вещь, для какого сезона предназначена, какими могут быть размеры, — говорит руководитель направления «Управление торговлей» компании «Хьюмен Систем» Татьяна Дергай.
«Почему в Беларуси с розницей все так сложно?»
До внедрения «Управления торговлей» специалисты COLIN’S работали только со старой программой «1С:Торговля», адаптированной программистами группы компаний Eroglu под белорусское законодательство.
— Это было неудобно, потому что нам приходилось самостоятельно отслеживать все изменения в белорусском законодательстве, готовить техзадания для программистов, объяснять, каким мы бы хотели видеть решение. Они занимались доработкой, потом мы проверяли, что получилось. Это занимало очень много времени и отвлекало внимание бухгалтеров от основной работы, — вспоминает заместитель главного бухгалтера COLIN’S в Беларуси Елена Цирук.
Процесс замедлялся еще и из-за сильных различий ведения учета розничных продаж в Беларуси, России и других странах-участниках международного холдинга.
— Часто у наших партнеров или клиентов, которые связаны с Россией, возникает вопрос: почему в Беларуси с розницей так все сложно? В случае с «Управлением торговлей» все сложные моменты уже заложены в базовом функционале, а доработки, связанные с законодательством, COLIN’S смогла получать в рамках обновлений, — говорит Татьяна Дергай.
Для того чтобы изменения внедрялись быстро, важна хорошая коммуникация с разработчиками, отмечает Ирина Шарай.
— Конечно, в отслеживании изменений законодательства «Управление торговлей» дает неоценимую помощь. Это очень важно для нас как для финансистов и бухгалтеров, потому что порой от правильно составленных документов зависит вся остальная работа в части продаж. Очень удобно, если мы не заморачиваемся на многих технических моментах, которые законодательство вносит в нашу жизнь. Но без совместной работы и одинакового понимания, что нужно получить на выходе, результата не будет никогда и ни с одним программным продуктом. Ведь программисты не практики. Они сделали — мы должны проверить, — говорит главный бухгалтер COLIN’S в Беларуси.
«Финансовые потоки идут быстрее»
Одной из основных задач автоматизации была возможность анализа оборачиваемости товаров для планирования новых поступлений в магазины.
— «Управление торговлей» обладает расширенным набором функций по сравнению с «1С:Торговля». Теперь мы детально можем видеть оборачиваемость того или иного вида товара в течение дня в любой торговой точке. Благодаря этому товар, который не пользуется спросом в одном магазине, мы можем оперативно переместить в другую торговую точку. Такой анализ позволяет оптимизировать складские запасы не только в рутинной работе, но и вовремя распродаж, акций и сезонных всплесков спроса.
Благодаря этому у компании увеличивается оборачиваемость товара и сокращается количество денег, которые «не работают». Финансовые потоки идут быстрее: чем больше мы продадим товара, тем больше сможем купить нового, чтобы удовлетворить нашего покупателя, — отмечает Ирина Шарай.
При этом просто взять и перевезти товар нельзя, говорит собеседница. Нужны документы, которые сопровождают его при перевозке.
— Это не рынок, где можно взять две пары брюк и отвезти в другую палатку. Товар отбирается штрихкодированием, потом с помощью торговой программы создается товарная или товарно-транспортная накладная. Только после этого товар может перемещаться без нарушения регламента, который предусмотрен Минторгом. В этом тоже удобство для сотрудников и огромный плюс программного решения, — говорит Елена Цирук.
Что касается многочисленных маркетинговых акций и распродаж, то для их проведения нужно оперативно проводить переоценку товаров, что вручную сделать нереально.
— Для проведения акций создается приказ по предприятию, и изменения динамически отражаются в программе. Если бы переоценка происходила вручную, например, по 10 тысячам позиций, мы бы просто физически не успевали этого сделать. А документ должен обязательно быть готов к началу продаж, — дополняет собеседница.
— Процесс ведется непосредственно управляющими магазинов, которые не ручками в таблицы все набирают, а нажимают, условно, одну кнопку — и программа формирует документы, которые необходимы по закону, — рассказывает Ирина Шарай. — Раньше заведующий магазина тратил на составление товарных отчетов примерно 30% своего рабочего времени. Теперь это занимает, наверное, 5%, а, может, и того меньше.
Помимо этого, компании удалось решить задачу оперативной сдачи внутренней отчетности.
— Большинство наших магазинов находятся в регионах. Раньше обмен информацией с ними проходил офлайн. Из-за этого мы могли видеть остатки товара в каждом магазине только на утро следующего рабочего дня. Проанализировать остатки и продажи в течение дня не представлялось возможности. Управляющие приезжали в центральный офис в Минске, как правило, один раз в неделю, чтобы сдать товарный отчет, проверить документы, составленные к нему, и исправить ошибки, а их было достаточно. На это уходило достаточно много времени и средств. Теперь все быстро делается на местах и безо всяких выездов, — говорит Елена Цирук.
Сбор всех магазинов в единую торговую базу помог не только облегчить работу сотрудников, но и не раздувать штат.
— При открытии компании в Беларуси и 3−5 работающих магазинах у нас всеми товарными операциями занимался один бухгалтер. Сегодня работает уже 20 магазинов, и для выполнения все тех же задач нам достаточно двух специалистов. Эти люди занимаются непосредственно бухгалтерским сопровождением учетных операций, связанных с товаром: товарными отчетами, кассовыми операциями, проверкой всех документов. Это один момент. Второе — есть требование законодательства о составлении и обязательном наличии определенных документов в месте продаж. Например, подтверждающих легальность приобретения товаров (накладных и так далее), товарных отчетов или отчетов по кассовым операциям. Эти вопросы у нас решены на 99% только за счет внедрения «Управления торговлей», — добавляет Елена.
«Приходилось объяснять, для чего нужны все эти автоматизации»
Основные вопросы, с которыми пришлось столкнуться при автоматизации, были связаны с тем, что COLIN’S — международная компания, причем с большим ассортиментом товаров.
— В процессе участвовало три страны: Беларусь, Россия и Турция. Собрать все команды воедино, наладить коммуникацию и получить результат — это была основная сложность. Нужно было донести особенности белорусских реалий до головной компании. Это часто бывает с подобными заказчиками, потому что в Беларуси местами действительно очень сложный учет. Приходилось много общаться, объяснять, для чего нужны все эти автоматизации, — вспоминает Татьяна Дергай. — Чтобы достигнуть хороших результатов в такой работе, нужна вовлеченность и готовность к изменениям со стороны заказчика. Активное участие ключевых специалистов COLIN’S в проекте, их личный пример и заинтересованность в результатах внедрения помогли нам создать действительно классный продукт и быстро запуститься.
Кроме того, нужно было проследить, чтобы весь широкий ассортимент товаров был учтен в готовом решении.
— Перед нами была трудная задача — запустить все и сразу. Тем не менее, все прошло по плану. Достигнут достаточно высокий уровень автоматизации, программы интегрированы, а большинство документов по ключевым операциям формируется автоматически. Как результат, мы сократили рутинный или буквально ручной труд в бухгалтерии по максимуму. Есть компании, похожие на COLIN’S, с головным офисом за рубежом, но, к сожалению, не все они могут похвастаться подобными результатами, — заключает Татьяна Дергай.
Партнер проекта:
