Сбросить настройки. Восемь привычек, которые мешают жить

Эксперт по продуктивности Стивен Альтрогге рассказывает, как избавиться от автоматических действий, которые не дают вам стать продуктивнее.

Один из самых распространенных советов, как изменить свою жизнь, выработать более правильные привычки и стать более продуктивными, — просто блокировать все, что вы не хотите делать. Социальные сети, чат, электронная почта — блокируйте все. Однако блокировка — не самый надежный план.

Если вы хотите изменить свою жизнь и стать более продуктивными, вам сначала нужно изменить свое поведение по умолчанию.

Поведение по умолчанию — это действия, которые вы совершаете, не задумываясь. Это ваши привычки, рутины и импульсивные порывы. Поскольку более 40% наших ежедневных действий контролируются «настройками по умолчанию», это мощные инструменты для улучшения (или ухудшения) производительности.

Так какие настройки по умолчанию вредят производительности? И как можно изменить их на продуктивное и здоровое поведение?

Поведение по умолчанию №1: всегда держать почту открытой

Когда маленькая красная цифра на почтовом ящике неуклонно растет, так и подмывает открыть почту и почистить ее.

Отвечать на электронные письма считается продуктивным делом, поэтому 84% людей держат почту открытой весь день (и открывают 70% писем менее чем за 6 секунд!).

Но если быть честными, это поведение по умолчанию не помогает делать значимую работу. Электронная почта редко когда бывает самой важной вещью в списке дел. Так как же перестать тратить на нее свое время?

Решение: смените режим «всегда доступен» на разбор писем пачками

Вместо того, чтобы постоянно отслеживать входящие сообщения, заведите привычку разбирать письма отдельными порциями.

Это значит, вам нужно выделить определенное время в течение дня на проверку почты, отправку ответов и любых других электронных писем. Это не только помогает сконцентрироваться на более значимой работе, но, как показало исследование, делает команды более продуктивными и креативными.

Поведение по умолчанию №2: немедленное реагирование на сообщения в чатах и смс

Контролировать мессенджеры и смс еще сложнее, чем электронную почту. Общение в реальном времени предполагает, что вы всегда доступны. И для многих из нас это поведение по умолчанию.

Даже если сообщение подразумевает, что вы ответите, когда у вас будет время, мы чувствуем острую необходимость прочитать и ответить немедленно. Но, как и в случае с электронной почтой, это поведение по умолчанию не позволяет вам быть по-настоящему продуктивными.

Решение: договоритесь с командой о правилах общения

Единственный способ изменить поведение по умолчанию при общении — это установить время ожидания. К сожалению, 75% людей никогда не обсуждали с коллегами или менеджером ожидания относительно времени ответа.

Смс важнее, чем сообщения в Slack? Нужно ли отвечать на сообщения в чате незамедлительно? Можно ли заняться сообщениями из мессенджеров в то же время, что и имейлами?

Чтобы поддержать эти новые ожидания, измените настройки уведомлений в таких инструментах, как Slack. Вы можете отключить звук определенных каналов, избавиться от всплывающих окон, отключить мобильные уведомления и многое другое, чтобы быть уверенными, что вас не втянут в чаты, когда вы этого не хотите.

Поведение по умолчанию №3: постоянный мониторинг социальных сетей

Немногие из нас станут утверждать, что социальные сети — это продуктивное использование времени. Но это не мешает нам постоянно заходить в них. Мы хотим быть в курсе новостей, последних мемов и трендов Twitter.

Даже если вы не держите соцсети открытыми постоянно, вы все равно просматриваете их в течение дня (и, безусловно, первым делом утром).

Производительность работы в офисе снижают не только социальные сети, но и любое подобное переключение контекста. Даже беглый просмотр соцсетей во время работы над задачей может съесть 20–80% вашего продуктивного времени!

Решение: пересмотреть свои ценности и задуматься, как им соответствуют социальные сети

Чтобы изменить поведение по умолчанию в социальных сетях, подумайте, как оно вписывается в ваши жизненные ценности.

Неужели для вас так важно не отставать от социальных сетей? Будете ли вы страдать, если пропустите какой-нибудь мем в Twitter или «последние новости» в ленте Facebook?

Надо полагать, нет. У вас есть проекты на работе и дома, которые гораздо важнее.

Подобный угол зрения может стать отличной отправной точкой для изменения поведения по умолчанию. Если поставить свои основные ценности на первый план, будет проще хранить приложения и вкладки закрытыми в течение дня.

Конечно, если вам нужна небольшая помощь, всегда можно установить ограничения на время в социальных сетях, используя специальные приложения.

Поведение по умолчанию №4: Оставлять открытыми бесконечные вкладки

У большинства людей открыто одновременно от 5 до 274 вкладок. Каким-то образом вкладки стали новым списком дел. Вместо того, чтобы заняться чем-то — прочитать новость, заполнить карточку Trello, отправить запрос в службу поддержки, — мы оставляем это «на потом».

Но огромное количество открытых вкладок почти всегда приводит к серьезному падению производительности. Вам приходится не только постоянно искать нужную вкладку, но и подвергаться искушению отвлечься.

Решение: Проводите чистку в течение дня

Вместо того, чтобы оставлять вкладки открытыми по несколько дней (или недель) подряд, «хакер» продуктивности Дэн Сильвестр рекомендует проводить «чистку» несколько раз в день.

Так же, как вы убираете со стола после обеда, нужно постоянно «очищать» свое рабочее пространство, включая все открытые вкладки:

Когда вы заканчиваете работать на компьютере, закройте все приложения и браузер и выключите его.

Уходя из офиса, потратьте 5 минут на то, чтобы выбросить все ненужное и очистить стол.

Но также проводите уборку в течение дня.

Если вы читаете письмо, откройте его, прочитайте, затем закройте. Нет необходимости оставлять браузер или приложение открытым.

Просматриваете социальные сети? Откройте приложение, посмотрите и выйдите из аккаунта.

Чистка помогает устранить проблемные области и снизить склонность к прокрастинации.

Не оставляйте открытыми бесконечные вкладки, которые соблазняют вас отвлекаться и прокрастинировать. Сбросьте поведение по умолчанию, постоянно очищая свое рабочее пространство.

Поведение по умолчанию №5: Многозадачность

Это установленный факт, что многозадачность убивает производительность.

Проблема в том, что многозадачность — это укоренившееся поведение по умолчанию. Мы проверяем электронную почту, документируя процесс разработки программного обеспечения. Или заходим в Slack, работая над новым дизайном сайта. Исследование, проведенное профессором Калифорнийского университета в Ирвине Глорией Марк, показало, что большинство работников в среднем тратят всего 3 минуты на любую задачу, прежде чем переключиться на что-то другое.

Решение: проявите уважение к своей работе, которого она заслуживает, и сосредоточьтесь на единственной задаче

Если вы собираетесь изменить поведение по умолчанию, сначала нужно понять, что поставлено на карту. Занимаясь несколькими делами одновременно, вы приучаете свой разум отвлекаться. В конечном итоге вы тратите больше времени, плохо справляетесь с задачей и становитесь менее креативными.

Как пишет Гари Келлер в своей книге «Начни с главного! Удивительно простой закон феноменального успеха»:

Почему мы терпимо относимся к многозадачности при выполнении важнейших дел на работе? Важность сосредоточенности не становится меньше от того, что должностная инструкция не предполагает ежедневные операции аортокоронарного шунтирования. Ваша работа заслуживает не меньшего уважения. Возможно, это не так заметно, но связь всего происходящего в мире предполагает, что каждый должен не просто делать свою работу, но делать ее хорошо.

Вы считаете свою работу важной? Если так, она заслуживает полного внимания.

Поэтому закройте все, кроме одной вещи, над которой вы должны работать. Проявите к этой единственной задаче уважение и работайте исключительно над ней. Не оскорбляйте себя или свою работу многозадачностью.

Поведение по умолчанию №6: Использование слишком большого количества приложений для повышения производительности

Если вы читаете этот пост, то вы, скорее всего, немного наркоман продуктивности. А наша с вами доза — это приложения для повышения производительности. Лавирование между Omnifocus, Todoist, Things, Wrike и Planio может показаться вам продуктивным. Тем не менее, в этом также легко можно увидеть не что иное, как тонко завуалированную многозадачность.

Это не значит, что эти приложения не помогают. Но считать по умолчанию каждое из них продуктивным ошибочно.

Решение: выберите правильные инструменты для вашего потока задач (и не добавляйте больше)

Производительность определяется не инструментами, она определяется вашим поведением. Истинная производительность позволяет делать правильные вещи в нужное время, и обычно для этого требуется всего несколько приложений.

Потратьте несколько минут, чтобы быстро просмотреть разные приложения. Запишите инструменты, которые вы используете, и почему они важны для вас.

Какие из них на самом деле помогают вам работать? Какие из них помогают ненавязчиво, а какие — требуют вашего внимания? Выберите только те, которые вам абсолютно необходимы, а остальные удалите.

Поведение по умолчанию №7: «драить палубу»

В начале рабочего дня у вас возникает естественный соблазн «драить палубу», прежде чем начать работать над важными проектами. Другими словами, вы считаете, что должны ответить на все электронные письма, просмотреть последние новости, проследить, чтобы все было на своих местах и т.д.

И хотя, безусловно, не все эти занятия бесполезны, по большому счету это лишь форма прокрастинации. Важные задачи выглядят сложными или трудоемкими, и вместо того, чтобы работать над ними, вы делаете кучу мелких дел.

Эти мелочи могут казаться продуктивными, но на самом деле это не так.

Решение: Дайте себе 5 минут на выполнение задачи, прежде чем начнете драить палубу

Прокрастинация возникает из-за страха. Мы взвалили на себя сложные задачи или уделяем им слишком много внимания, поэтому, когда приходит время начинать, мы ищем, чем бы еще себя занять.

Чтобы изменить это поведение по умолчанию, основатель Zen Habits Лео Бабаута предлагает проделать 4 шага:

Отметьте момент, когда вы чувствуете, что вам нужно заняться чем угодно и примите это. Это нормально — ощущать, что вам нужно «надраить палубу», если вы не позволяете этому чувству контролировать свои действия.

Повернитесь к своей самой важной задаче с открытым сердцем, осознав, что сначала вы должны выполнить эту задачу, если вы действительно любите себя.

Если задача кажется слишком большой или слишком сложной, просто сделайте самый маленький шаг, а затем переходите к следующему маленькому шагу.

Отдайте себя полностью этому самому маленькому шагу, концентрируясь изо всех сил, чтобы выполнить его.

Другой способ изменить поведение по умолчанию — последовать совету основателя Instagram Кевина Систрома:

«Если вы не хотите что-то делать, заключите сделку с собой, что займетесь этим всего на пять минут. Через пять вы будете готовы довести дело до конца».

Поведение по умолчанию №8: Быть постоянно на связи (даже в нерабочее время)

В нашем гиперсвязанном мире легко почувствовать, что нужно быть на связи с коллегами в любое время. Конечно, при этом очень сложно отключиться и развеяться.

Кроме того, вы не можете полноценно проводить время с семьей и друзьями, потому что постоянно мониторите телефон, чтобы не пропустить какие-то рабочие запросы.

Хуже того, исследования показывают, что люди, которые не в состоянии психологически отключиться от работы, больше от нее устают, больше прокрастинируют и не могут найти баланс между работой и личной жизнью.

Решение: установите границы в свой рабочий день (и придерживайтесь их)

Когда дело доходит до изменения этого поведения по умолчанию, сначала нужно изменить отношение к работе. Здоровая ли это ситуация, когда вы всегда на связи? Всегда доступны для руководителя и коллег? Я бы сказал нет.

Это фундаментальное изменение мышления должно сопровождаться фундаментальными изменениями в поведении. В конце дня выйдите из мессенджеров и электронной почты и удалите приложения с телефона. Отключите уведомления, проводя время с друзьями и семьей.

Ваша цель — вздохнуть в конце рабочего дня. Подумать о чем-то помимо работы и по-настоящему отдохнуть. 

Изменяя поведение, меняете жизнь

В фильме «Парк юрского периода» Ян Малкольм, как известно, говорит: «Жизнь… (драматическая пауза) находит путь». То же самое можно сказать и о нашей склонности отвлекаться и откладывать.

Если вы хотите по-настоящему изменить свою жизнь, недостаточно полагаться на инструменты, уловки и хитрости. По-настоящему вы меняетесь, только изменив поведение по умолчанию. Коренным образом изменив свое мнение о таких вещах, как электронная почта, текстовые сообщения и социальные сети.

Когда вы это сделаете, ваша жизнь изменится к лучшему.