Тайм-менеджмент работает, если вы "подогнали" его под себя – психолог

Что делать, если на работе и дома вы успеваете меньше, чем хотелось бы? Попробуйте тайм-менеджмент! Только прежде узнайте, какие ошибки чаще всего допускают неискушенные в нем люди. И будьте готовы к тому, что вам придется прочитать не одну книгу по тайм-менеджменту. В противном случае велик риск разочароваться в нем. Об этом предупреждает психолог Максим Бодиков, который  рассказал порталу www.interfax.by о тонкостях эффективного управления временем.          

– Максим, каким людям тайм-менеджмент поможет улучшить качество жизни, а кому противопоказан?

– Классический тайм-менеджмент будет помогать человеку, чья деятельность структурирована, а сам он обладает высоким уровнем самоорганизации и самоконтроля и у него достаточно устойчивое внимание. У людей, которые занимаются творческой деятельностью, перечисленные качества могут быть развиты недостаточно, поэтому классический тайм-менеджмент им не подходит. При высокой переключаемости внимания нужно ставить перед собой одну задачу и переходить к другой при первых признаках усталости.

В целом планировать время следует, исходя из личностных особенностей и характера деятельности. Тем, у кого жесткий регламент работы (с фиксированным началом и окончанием рабочего дня и детально прописанными обязанностями, которые не предполагают свободу выполнения), тайм-менеджмент в принципе не нужен. В нем нуждаются люди, которые в меньшей степени зависят от внешних регламентов: руководители, собственники, предприниматели, фрилансеры, писатели, художники.

– Существует ли некий минимум принципов тайм-менеджмента, который желательно освоить каждому, вне зависимости от личностных особенностей, профессии и должности?

– Да, такой минимум есть: планировать задачи, которые ты способен выполнить в течение дня. Большие задачи дробят на эпизоды, но не слишком мелкие. Поясню на бытовом примере. Вы собрались навести порядок в доме (крупная задача) и считаете, что для этого достаточно протереть пыль на горизонтальных поверхностях, аккуратно сложить одежду в шкафу и вымыть посуду (подзадачи). Начинать можно как с задачи, которая меньше всего нравится ("съесть лягушку на завтрак"), так и наоборот. Ваше право раздробить задачу, которая не вызывает воодушевления. Например, вы не любите мыть посуду. В этом случае сначала вымойте 10 тарелок, потом переключитесь на наведение порядка в шкафу, а затем займитесь оставшейся грязной посудой.

Планируемые задачи рекомендуется записывать, чтобы ничего не забыть. А потом, вычеркивание выполненных подзадач мотивирует к тому, чтобы с новыми силами приступить к выполнению следующих пунктов плана.

– Подходов к управлению временем множество. Как найти тот, который подойдет именно тебе?

– Представьте, что вы пришли в обувной магазин и вам приглянулись две пары туфель. Как понять, какие вам подойдут? Единственный вариант – померить. Так и с приемами тайм-менеджмента. Познакомьтесь с разными подходами, попробуйте их "на зуб". О тайм-менеджменте написаны сотни книг, и некоторые из них радикально противоречат друг другу. Изучайте те и другие – и ищите то, что окажется эффективным именно для вас. И помните о том, что иногда книгу стоит прочитать ради одного-единственного предложения.

– Каких ошибок при планировании времени важно избегать, чтобы не разочароваться в тайм-менеджменте?

– Распространенная ошибка – расписывать рабочий день вплоть до минуты: в 9.15 я занимаюсь этой задачей, в 9.20 переключаюсь на вторую, в 9.40 перехожу к третьей... Невозможно предусмотреть все ситуации, которые могут помешать выполнить намеченное. А когда человек не успевает сделать то, что собирался, он обычно разочаровывается. Поэтому, например, задачу, которая требует 20 минут, лучше планировать не в жесткой привязке ко времени (9.00), а в часовом диапазоне (9.00 – 10.15).

Ставить перед собой слишком крупные или слишком мелкие задачи тоже неэффективно. Я рекомендую планировать на день максимум 10 существенных задач. При этом важно понимать: если вы решили хотя бы 3 из них, это замечательный результат. Не стремитесь выполнить все! Какие-то задачи отодвинутся на завтра или более далекий срок, какие-то станут неактуальными – это нормально. Нередко, когда человек начинает жить по тайм-менеджменту, он ежедневно составляет список из 15-20 задач, с энтузиазмом выполняет их в первую неделю-две, а потом выгорает. Ничего удивительного: жить и работать в таком темпе невозможно.

Ранжируйте текущие задачи по приоритетности. Стремитесь, чтобы в вашем плане значилось 25% важных и срочных дел, 25% важных, но не срочных, 25% неважных, но срочных и 25% неважных и несрочных. Не выбрасывайте неважные и несрочные задачи – они нужны для того, чтобы в процессе выполнения дать себе передышку и настроиться на важные и срочные. Как известно, лучший отдых – это смена деятельности.  

Если график очень плотный, не забывайте включать в свой план отдых – 15 минут до обеда и столько же после. Забудьте на время о решении задач, не отвечайте на звонки, не проверяйте почту, не подписывайте документов, ни с кем не разговаривайте. В общей сложности получасовой "перезагрузки" вполне достаточно для того, чтобы поддерживать свою эффективность на высоком уровне до конца рабочего дня.  

– Как не превратить тайм-менеджмент в спорт, избежать ситуации, когда удобный инструмент становится "вещью в себе"?

– Тайм-менеджмент – это инструмент, который призван облегчить выполнение рабочих обязанностей, улучшить показатели и повысить эффективность. Если он помогает достичь поставленных целей, отлично! Если не приносит ни пользы, ни удовольствия, надо задуматься о причине. Возможно, она кроется в недостатке осознанности. Имеет значение и то, по своей инициативе человек использует тайм-менеджмент либо это требование начальства. Тайм-менеджмент работает, если это личный выбор, а не обязаловка.

Беседовала Ирина Барейко