Кто обязан вести книгу
Книгу учета проверок обязаны вести все организации, а также иные проверяемые субъекты (подп. 2.1 Постановления N 383, п. 1 Положения N 510, сноска <2> к п. 1 Указа N 510).
Применяют установленную форму книги учета проверок. С 29.04.2018 в нее внесены изменения. Имеющиеся в организациях книги учета проверок можно продолжать вести до полного заполнения всех страниц. После окончания их ведения следует приобрести новые (подп. 1.3, п. 2 Постановления N 301).
С 01.01.2018 вновь созданные организации обязаны приобрести книгу учета проверок не позднее шести месяцев со дня постановки на налоговый учет (ранее был один месяц) (ч. 1 подп. 2.1 Постановления N 383).
Как приобрести книгу учета проверок
Книгу учета проверок можно приобрести в РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» и РУП «Издательство «Белбланкавыд» (далее — реализующие организации) (ч. 1 п. 2 Правил N 383).
При приобретении книги учета проверок необходимо предъявить определенные документы. Их перечень приведен ниже (ч. 2 п. 2 Правил N 383):
Лицо, приобретающее книгу учета проверок:
руководитель организации
Документы, предъявляемые при приобретении книги учета проверок:
документ, удостоверяющий служебное положение руководителя (на выбор):
— приказ о назначении на должность руководителя;
— выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления организации;
— трудовой договор (контракт);
— гражданско-правовой договор;
— удостоверение руководителя (для некоммерческой организации);
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (оригинал).
Лицо, приобретающее книгу учета проверок:
работник, назначенный руководителем организации
Документы, предъявляемые при приобретении книги учета проверок:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (оригинал);
доверенность на получение книги учета проверок.
С 01.01.2018 приобретенную книгу учета проверок регистрировать в налоговой не нужно. Информацию о ней в электронный банк данных (http://blank.bisc.by/) передают реализующие организации (ч. 3 п. 2 Правил N 383).
Если организация не имеет обособленных подразделений (филиалов, представительств), торговых мест на рынке, торговых объектов и иных объектов осуществления деятельности, расположенных вне ее места нахождения, она приобретает только одну книгу учета проверок по месту своего нахождения. При наличии таких объектов организации необходимо приобрести дополнительный экземпляр книги учета проверок для каждого из объектов осуществления деятельности, находящихся вне места нахождения организации (ч. 4 п. 2 Правил N 383).
Вместе с тем организациям не нужно приобретать дополнительную книгу учета проверок на транспортное средство, используемое для перевозок пассажиров и грузов на основании специального разрешения (лицензии) (ч. 4 п. 2 Правил N 383).
Как хранить книгу учета проверок
Книга учета проверок должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью. Если организация имеет право не использовать печать, книга учета проверок скрепляется только подписью (п. 3 Правил N 383, подп. 3.11 Декрета N 7).
Организации хранят книгу учета проверок в местах ее ведения (п. 6 Правил N 383):
— по месту нахождения организации;
— в объектах осуществления деятельности, находящихся вне места нахождения организации (обособленное подразделение, торговое место на рынке, торговый объект и иной объект осуществления деятельности).
Ответственными за хранение книги учета проверок являются (п. 4 Правил N 383):
— руководитель организации или уполномоченные им лица — по месту нахождения организации;
— лица, уполномоченные руководителем организации, — в объектах осуществления деятельности, находящихся вне места нахождения организации.
Лиц, уполномоченных за хранение книги учета проверок, назначают решением (приказом, распоряжением) руководителя.
Сведения о лице, ответственном за хранение книги учета проверок (ФИО, должность, наименование, дата и номер решения о назначении), надо внести в соответствующие графы книги учета проверок.
При проверке лицо, ответственное за хранение книги учета проверок, выдает ее проверяющему (п. 5 Правил N 383).
После окончания ведения книги учета проверок ее хранят в архиве организации пять лет. Исчисление срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания ее делопроизводством (п. 12, 48 Перечня N 140).
В случае ликвидации организации книгу учета проверок вместе с другими документами сдают на хранение в соответствующий архив (п. 13 Правил N 383).
Как уведомить налоговую при изменении адреса
места нахождения книги учета проверок
Если изменится адрес места нахождения книги учета проверок, об этом надо уведомить налоговые органы. Для этого необходимо подать заявление в налоговую по месту постановки на учет для внесения соответствующих изменений в электронный банк данных. Сделать это положено не позднее трех рабочих дней, следующих за днем изменения места нахождения книги учета проверок (ч. 5 п. 2 Правил N 383).
Форма такого заявления не предусмотрена. Заявление можно подать в произвольной форме на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронно-цифровой подписью (ч. 3 подп. 1.1 п. 1 Постановления N 617).
Подать заявление в электронном виде можно с использованием электронной системы декларирования ПО АРМ «Плательщик» (EDeclaration). Для этого нужно войти в меню «Заявления» — «Создать заявление». Далее выбрать «Запрос/ответ в свободной форме» либо «Запрос/ответ в свободной форме с вложением».
В течение пяти рабочих дней с момента получения заявления налоговая бесплатно внесет необходимые изменения в электронный банк данных и уведомит об этом организацию (ч. 5 п. 2 Правил N 383, п. 2.28 единого перечня N 156, п. 1 ст. 27 Закона N 433-З).
При нарушении срока представления в налоговую сведений об изменении адреса места нахождения книги учета проверок в отношении организации могут вынести предупреждение либо наложить штраф от 2 до 20 БВ (подп. 1.9.6 п. 1 ст. 22 НК, ч. 1 ст. 13.8 КоАП).
ИМНС по Барановичскому району