Пропажа тракториста и еще 15 косяков: ошибки в организации бизнес-форума на природе

Для городских жителей, большую часть времени обитающих в офисах, несколько дней на природе — уже экстрим. Участники бизнес-лагеря «Лiпень.PRO» — предприниматели и менеджеры — спят в палатках, моются в речке, отбиваются от комаров, ходят по вечерам с фонариком и не всегда могут пользоваться мобильным. Но настоящий экстрим начинаются у самих организаторов, когда то питьевая вода в лагере закончится, то палатки окажутся на муравейнике, то дрова отсыреют… О том, какие косяки могут случиться на выездном мероприятии и как их можно решить, «Про бизнес» рассказала руководитель «Лiпень.PRO» Мария Лазарчук.

— За четыре года у команды накопился целый список того, что может пойти не так.

---

1. Непредсказуемая погода. Самый популярный вопрос при покупке билетов: «А какая будет погода в эти дни?». Погода — самый непредсказуемый фактор мероприятия. Так как дата назначается за несколько месяцев, то никто не знает, чего ожидать. В любой момент может пойти дождь. Позапрошлый форум вообще прозвали «Ливень.Pro»:)

Что делать? Главное — сохранять хорошее настроение и воспринимать все с юмором. Выступления спикеров проходят под большими тентами, большинство слушателей может спрятаться там от дождя. Получается тесновато, зато потом никто не обращается друг к другу на «вы».

2. Проблемы с водой. Второй по популярности вопрос: «А там есть где помыться?». Душевых нет — сложно привезти столько чистой воды, чтобы хватило принять душ 250-и участникам. Но есть вода для питья, умывания и чистки зубов. Один раз наши партнеры даже устанавливали мобильные бани.

В прошлом году я перепутала дату доставки воды. И вот мы уже в лесу, ждем, а воды нет — 60 бутылей по 19 литров. Набираю менеджеру, а мне говорят: «Девушка, так вы же ее заказали на завтра». А у нас 250 людей на подходе, как быть?

Сначала запаниковали, повторно позвонили подрядчику с просьбой все же найти для нас воду. Нам отказали, и тогда мы поехали за водой сами. Привезли сколько влезло в автомобиль баллонов воды. Этого хватило на вечер.

А еще с водой было такое: люди использовали питьевую воду для мытья рук и ног. Поэтому вода быстро заканчивалась. Поэтому поставили табличку: «Вода для питья, руки и ноги не мыть!»

3. Приезжающие в последний момент. В прошлом году многие решили приехать в лагерь и оплатить билет на месте. В четверг вечером мы с командой уже отправились на место форума, написав на сайте: «Кто решит приехать — предварительно звоните!». В пятницу стали приезжать первые гости, и мы увидели, что довольно многие заранее не подтверждали участие.

Как решаем вопрос? Берем в аренду дополнительные палатки (в прошлый раз — 20 штук), заказываем резервные горячие обеды.

4. Вопросы со связью. Так как мероприятие проходит за городом, не всегда «тянет» мобильная связь. Стараемся предупреждать всех об этом заранее.

Для тех, кто добирается самостоятельно и кому, возможно, потребуется уточнить маршрут, мы оставляем GPS-координаты фестиваля на сайте, также отправляем их в рассылке. И пишем максимальное количество телефонов всех организаторов разных мобильных операторов в надежде, что хоть по одному удастся дозвониться.

5. Билет в последний день. Зачастую участники решают купить билет в последний день и обязательно как юрлицо. А мы уже в лесу! И пока все остальные рубят дрова, кто-то из организаторов ищет связь на поляне и пытается с ноутбука отправить счет для оплаты.

6. Точки смены цены. Обычно таких точек, когда цены подрастают, три или четыре. Шквал оплат наблюдается именно в последние часы перед сменой, даже поздно ночью. А ведь менеджер еще должен успеть выставить счета всем, кто хочет оплатить по безналу. В первые несколько лет мы ставили точки смены цены в выходные дни — и выходных у нас не было. Сейчас перенесли на будни. Наш менеджер отключает интернет и телефон по ночам в дни смены цены, потому что ей звонили и в три ночи, и в шесть утра.

7. Косяки с рассылкой. Как-то отправили письмо с неправильной датой 10 000 участникам. Пришлось выслать следом еще одну рассылку с извинениями и правильной датой. Теперь тщательно проверяем все, что отправляем.

8. Слили рекламный бюджет. Забыли остановить рекламу и слили бюджет. Дней пять рекламное объявление крутилось с неактуальной информацией — «Скоро состоится повышение цен», а оно уже состоялось. Запомнили на будущее, что сроки выхода рекламы нужно устанавливать заранее, а саму рекламу отключать за 5−7 дней до начала форума.

9. Важные мелочи. Периодически забывали важные мелочи — топор, скотч, ножницы, веревку… Решали по-разному: просили докупить членов команды, которые еще не приехали на локацию, или звонили кому-то из гостей с просьбой захватить нужное с собой. Сейчас у нас есть список всего необходимого — все до мелочей сверяем все по чек-листу заранее.

10. Спикер «слетает». Такое, когда спикер не приезжал, а мы узнавали об этом в последний момент, случилось всего однажды. Мы извинились перед гостями и попросили их присоединиться к другому спикеру. Обычно у нас работает одновременно три шатра с выступающими.

11. Парковочные места. В прошлый раз на поляне можно было припарковать 50−70 машин — мест не хватало. В этом году мы изменили площадку и сделаем так, чтобы мест для парковки было больше — 150. Также мы организовали трансфер и включили его в стоимость билета.

12. Нежелательные гости. Из соседних деревень на огонек в бизнес-лагерь могут прийти местные жители. Обычно такое случается ближе к вечеру, когда начинается дискотека. Предупреждений они не слушают, а то, что мероприятие платное, их не волнует. Поэтому последние два года мы нанимаем частную охрану, которая следит за порядком.

13. Палатки на муравейниках. Палаток у нас очень много — больше 100 в прошлом году, в этом планируем около 150. Стоят они плотно. В прошлом году получилось так, что подрядчики поставили их на муравейник. К счастью, никто из гостей не возмущался, подходили и мирно уточняли, куда ее можно переставить. Но лучше проверять и такие вещи заранее.

14. Сырые дрова. Опять-таки в прошлом году заготовленные дрова попали под дождь и отсырели. Мы не могли развести костер. Какой выход нашли? Поехали в соседнюю деревню и привезли сухие дрова.

15. Сорвались подрядчики. Однажды не приехала кальян-зона. Пришлось искать новую прямо с поляны. Ко мне подошла участница форума и сказала, что у нее как раз есть знакомый, который занимается кальянами и живет недалеко. Он оперативно приехал, и уже к ночи зона кальянов заработала.

16. Казусы с расселением. Когда-то участников мы селили рандомно: те сами выбирали понравившуюся палатку и селились как хотели. Получалось, что первый человек занимал палатку, оставлял вещи и уходил, а второму уже неудобно было к нему подселиться. И он шел занимать следующую. А потом нам, организаторам, приходилось ходить с теми, кто не нашел себе места, открывать все палатки и спрашивать, сколько там людей заселилось.

Сейчас при регистрации мы озвучиваем номер палатки и селим девушек с девушками, парней с парнями. При желании участники могут поменяться местами, чтобы быть со своими знакомыми.

И напоследок…

Заказать дрова в лес — это не то же самое, что заказать воду в офис, есть своя специфика. Запомнился диалог:

— Вы привезете нам дрова завтра к шести?
— Наверно…
— А почему «наверно»? Когда точно можно будет узнать?
— Точно — никогда. Если привезу — значит привезу. Вдруг у меня что-то случится, и я не смогу привезти…
— Что такое может случиться?
— Ну не знаю, мало ли что… тракторист пропадет или еще чего…