Изменить 3 компании за 10 недель — что получилось. Результаты нашего эксперимента

Наш интерактивный проект по управлению изменениями в трех компаниях финишировал. На то, чтобы выявить основные проблемы и решить их, у команды экспертов было 2,5 месяца. О том, как компании изменились благодаря участию в проекте, какие сложности возникли и что удалось сделать в такие предельно сжатые сроки, рассказывают участники проекта.

Напомним суть проекта: 3 компании, которые по тем или иным причинам нуждаются в изменениях или перезагрузке, должны были за 2,5 месяца выстроить свою работу по-новому — с помощью привлеченных сторонних экспертов. 

В эксперименте приняло участие 3 компании: резидент ПВТ, поставщик решений в сфере автоматизации управления бизнесом Invento Labs, сеть багетных мастерских «БелБагетМастер» и «Каскад энерго», производитель электрооборудования и металлоконструкций.

Обо всех этапах проекта читайте здесь:

Прокачать бизнес за 2,5 месяца — мы начинаем интерактивный эксперимент

После 2 недель эксперимента: одной компании нужен новый формат розницы, другой — блюдце для торта. Подробности внутри

«Помогать бизнесу бесплатно все-таки нельзя». Первые факапы нашего эксперимента по прокачке компаний

Одни меняются слишком быстро, другие замедлились. Эксперимент по прокачке компаний близится к завершению

Экспертами проекта выступили:

	Олег Чумаков Менеджер проекта. Партнер в TOPEXPERT Аккредитованный консультант ЕБРР по профилю Marketing и Operations. Реализованные проекты по повышению эффективности бизнеса в сферах: финансы, ИТ, экспорт, строительство, HORECA. Реализованные проекты по построению системы PR в ЕРИП, Дельта-банке, ГК ЗИКО. Ведущий тренинга «Управление бизнес-процессами» Apply Logistic Business School. Профиль: Стратегия развития. Business development, PR.
	Татьяна Пясецкая Руководитель управления по повышению операционной эффективности Альфа-Банка 15-ти летний опыт работы в банковской сфере. Экспертиза в части оптимизации бизнес-процессов и внедрения Lean-культуры (Lean six sigm, yellow belt), стратегического планирования и проектного менеджмента.  Профиль: Внедрение концепции управления предприятием, основанной на снижении всех видов затрат. Оптимизация существующих процессов и моделирование новых на основе инструментов Lean. Разработка стратегии развития компании.
	Екатерина Вареникова Эксперт по маркетингу До недавнего времени руководитель управления маркетинга МТБанка. Marketing Manager (международная классификация NIMA). Опыт работы в сфере маркетинга — 10 лет. Вывела на рынок такие продукты, как «Халва», «ИКС-Карта», Denegram, MTBankFX, МТБелки. Профиль: Стратегический маркетинг, брендинг, вывод на рынок новых продуктов.
	Татьяна Березовская Заместитель директора по персоналу «Патио» («5 Элемент»). Магистр МВА. Бизнес-тренер Консалтинговой группы «Здесь и Сейчас», кандидат психологических наук. Опыт работы в сфере HR — более 16 лет. Ведет программу «Управление HR-брендом» (в бизнес-курсе «Executive HR»). Награды: Премия «HR-бренд 2014» и Премия «КСО — проект 2015: корпоративное волонтерство». Профиль: Построение системы управления персоналом и организационное развитие бизнеса.

А теперь об итогах нашего эксперимента.

— Автор идеи и менеджер проекта Олег Чумаков отмечает: «Мы сделали все происходящее в рамках нашего интерактивного проекта максимально публичным и доступным. Планы, изменения, ошибки и успехи транслировались в режиме практически реального времени, и каждый мог сделать для себя определенные выводы, заметки, наблюдения, что-то предложить или просто покритиковать. Это, на мой взгляд, очень смелый эксперимент — так еще не делал никто. И все волновались очень сильно. На кону была репутация, не только экспертов, но и компаний-участниц. Можно ли считать проект успешным? В целом, да. Хотя всего, что планировали, сделать не успели. Что будет дальше? Мы учтем все имевшие место факапы. И хотели бы запустить второй сезон, в котором примут участие эксперты не из Беларуси, работавшие с крупными мировыми корпорациями».

Invento Labs: рост во все стороны

Компания Invento Labs активно растет на белорусском и европейском рынках. В их амбициозных планах — вырасти вдвое по численности сотрудников и выручке уже в ближайшее время. Поэтому руководство компании постаралось максимально эффективно использовать проект для улучшения своей работы.

Первым делом эксперт по маркетингу Екатерина Вареникова помогла составить понятную маркетинговую стратегию для белорусского рынка. Главную роль отвели одной из основных компетенций Invento Labs: компания хорошо умеет автоматизировать бизнес-процессы с помощью ERP-систем. Теперь компания позиционирует себя как эксперта в цифровой трансформации бизнеса.

Чтобы донести это сообщение, Invento Labs активно взялась за свои точки контакта с аудиторией: обновили англоязычный сайт для клиентов, оживили соцсети. Для этого понадобилось привлечь дополнительных специалистов в штат. CEO компании Надежда Ручанова стала активнее выступать на отраслевых конференциях.

В срок успели сделать и русскоязычный сайт, нацеленный на привлечение новых сотрудников. Это часть долгосрочной стратегии по созданию HR-бренда компании. Теперь потенциальные сотрудники смогут узнать о преимуществах работы в Invento Labs и ее ценностях еще до того, как начнут смотреть вакансии. Запуск сайта был одним из советов HR-эксперта Татьяны Березовской. Кроме сайта, специалист советовала выстроить стройную систему рекрутинга, адаптации и мотивирования персонала. Эта работа сейчас в самом разгаре.

Зато удалось завершить самую важную задачу проекта для Invento Labs. С помощью экспертов удалось внедрить инструменты управления портфелем проектов и уточнить все ключевые показатели работы.

В компании появилась четкая системная работа над стратегией дальнейших действий.

«Мы стали проводить регулярные рабочие встречи каждый понедельник, грамотно разграничили полномочия и сферу обязанностей. В итоге работать стало проще. Еще один плюс от участия в проекте, который я вижу, — мы все встряхнулись, сами начали искать способы улучшить свою компанию. Поэтому по ходу появилось много новых задач, которые расширяют и углубляют начатые экспертами преобразования в нашей компании. Тут как ремонт: можно начать, нельзя закончить», — говорит об итогах проекта Надежда Ручанова.

Советы экспертов. Вот что рекомендуют другим компаниям по опыту работы с Invento Labs эксперты проекта.

HR-эксперт Татьяна Березовская отметила, что сегодня все компании вне зависимости от их размера и сферы деятельности имеют серьезный резерв для оптимизации управления человеческими ресурсами. В ИТ-сфере особенно важно грамотно привлечь и удержать лучших сотрудников на рынке труда. «Нужно системно заниматься построением HR-бренда. Потенциальные сотрудники должны видеть и знать, что происходит внутри компании, как построены процессы и мотивация. Для этого нужно быть открытыми, рассказывать о карьерных перспективах на сайте компании и в соцсетях. Очень важно, чтобы сотрудники не уходили с негативом и не распространяли его после увольнения. Для этого стоит разработать хорошее выходное интервью», — считает Татьяна Березовская.

Эксперты по операционной эффективности Татьяна Пясецкая и Олег Чумаков отметили, что в компании хорошо отстроены процессы управления командами на основе современной методологии Scrum, в этом отношении Invento Labs может быть примером. Но в части портфельного управления компетенций на старте проекта не хватало.

«Не достает более системного видения всей картины целиком и эффективного распределения ресурсов и управления сроками. Также было бы полезно четко выделить центр R&D-компетенции, который бы связывал воедино изучение рынка и управление продуктовой линейкой», — заметил Олег Чумаков.

На старте проекта был запрос на внедрение инструмента контроля доходности проектов. У компании несколько направлений деятельности, много заказчиков на разных рынках, свои инновационные продукты в разработке. В таких сложных ситуациях эксперт Татьяна Пясецкая рекомендует «положить руку на пульс» компании с помощью технических средств и постоянно работать над стратегией.

«В рамках проекта мы заложили основу: разработали инструменты для тактического и стратегического планирования в компании, учета трудозатрат сотрудников. Также были подключена визуализация собираемой аналитики на регулярной основе. Для этого мы создали интерактивные дашборды в Microsoft Power BI. Рабочие встречи о развитии компании теперь проходят по определенному плану раз в неделю. Будем надеяться, что они позволят ловить новые возможности, быстро принимать важные решения и сохранять гибкость в управлении компанией», — отметила Татьяна Пясецкая.

А Олег Чумаков считает, что наличие рабочей, а не пылящейся на полочке стратегии развития, связь ее с R&D, позиционированием и операционным управлением — то, над чем работать и работать во многих компаниях.

«Это наблюдение не только по итогам проекта. Мы далеко не все из этого успели сделать в Invento Labs. Но хочу выразить восхищение топ-менеджментом компании — такое искреннее желание меняться встретишь нечасто. А оно еще и подкреплено реальными действиями. Надеюсь, тот импульс, который компания получила от участия в проекте будет двигать и дальше» — отмечает эксперт.

«БелБагетМастер»: выйти за рамки

Багетная мастерская оказалась очень активной в своем желании стать лучше. Руководители компании с большим энтузиазмом взялись за изменения, когда с экспертами был найден общий язык. Большая часть изменений была начата уже во второй фазе проекта и принесла существенные результаты. Буквально за полтора месяца получилось внедрить несколько современных методик организации труда.

«На производстве и в точках продаж мы внедрили систему организации рабочих мест 5S. Написали стандарты для рабочих мест, инструменты учета и контроля задач. С помощью „диаграммы Спагетти“ нашли оптимальную схему размещения станков и рабочих мест на производстве. В итоге затраты времени на перемещение сотрудников и материалов упали практически в 2 раза», — делится результатами Татьяна Пясецкая.

А Ольга Гринкевич, учредитель и директор компании «БелБагетМастер» отмечает: «Проект подошел завершению, но почти за три месяца была проведена немалая работа по диагностике и изменению моего сознания как собственника. Разрываясь на оперативные вопросы, иногда не замечаешь очевидных решений. Вместе с консультантами проекта получилось посмотреть со стороны, а главное запустить механизм изменений в компании, в сознании сотрудников. Процесс, конечно, не быстрый, и по большому счету для прорыва времени мало, но работа будет продолжаться за рамками проекта.

Мы четко поставили цель — создать идеальную матрицу мотивации и доказать, что и творческого человека можно мотивировать. Уже могу сказать, что первая модель работает». И добавляет:

«А система 5S хороша, по секрету, не только на работе, но и в жизни еще та вещь».

Эксперт по маркетингу Екатерина Вареникова предложила компании новую стратегию развития: выйти за рамки просто багетной мастерской и создать на ее основе точку сбора творческих людей, своего рода клуб по интересам. Эта идея так понравилась руководству компании, что скоро в Минске должен появиться новый уникальный объект сервиса.

Вместе с HR-экспертом Татьяной Березовской руководитель компании Ольга Гринкевич провела несколько встреч с соискателями и увидела, как правильно нужно проводить собеседования и как найти «своего человека».

По словам HR-эксперта, нужно чувствовать людей, их уровень культуры, социальных навыков. Ведь именно этому человеку нужно взаимодействовать с клиентом.

Вместе с хорошими коммуникационными навыками сотрудников в сервисной компании должны быть жестко нормированы стандарты обслуживания и детально прописаны процедуры. Именно этим и занимались эксперты по HR и операционной эффективности в рамках проекта. В итоге в компании появилась работоспособная матрица мотивации персонала, которая доказывает, что творческого человека тоже можно и нужно мотивировать.

Советы экспертов. Опыт, инструменты и практики работы сервисной компании сильно отличаются от высокотехнологичного сектора.

Порядок на рабочих местах и порядок в процессах, четкие и детально прописанные инструкции помогут компании расти и масштабироваться. При этом нужны люди, которые смогут понять суть процесса и привнести в него свою личную энергию, не быть просто роботами. Для стратегического развития стоит искать новые виды сервиса, изучать потребности клиентов глубже и смотреть на мир шире.

«КасКад энерго»: нужно больше времени

По отзывам экспертов, тяжелее всего управление изменениями происходило в компании «КасКад энерго». Производственным компаниям необходимо больше времени на «раскачку» и внедрение любых новшеств. Того времени, что было заранее определено в рамках проекта, для этого оказалось явно недостаточно. Но работа продолжится и за рамками публичной части проекта.

Что эспертам все-таки удалось сделать.

Екатерина Вареникова провела глубокое маркетинговое исследование и предложила свое видение дальнейшей рыночной стратегии для развития. Понадобилось проанализировать российский рынок аналогичной продукции, оценить ключевые точки сбыта и потребности потенциальных клиентов. Исходя из этого, эксперт посоветовала компании сосредоточиться на быстрой доставке самых актуальных и ходовых товарных позиций на рынке.

Эксперт по операционной эффективности Татьяна Пясецкая отмечает: «Да, в этой компании мы успели сделать далеко не все, что необходимо было. На это повлияли недостаточная вовлеченность сотрудников и потребность в более глубоком анализе процессов компании, на что требуется намного больше времени. Но все же — первые шаги сделаны. Определены приоритеты для компании с помощью маркетингового анализа и АВС-анализа выпускаемой продукции. Надеюсь, что все эти исследования не „лягут в стол“, а будут использованы».

Олег Чумаков применил бизнес-модель Остервальдера, чтобы помочь собственникам компании посмотреть на свой бизнес «сверху». Это дало руководству более системное понимание своего бизнеса, помогло увидеть узкие места и найти решения для их нейтрализации. Татьяна Пясецкая познакомила сотрудников компании с основами Lean, принципами действия 5S. «Мы проделали немалую работу за столь короткий отрезок времени, но специфика производственных компаний требует гораздо больше времени для получения отдачи от проводимых изменений и на сами изменения», — заметил Олег Чумаков.

Руководитель компании «КасКад энерго» Андрей Касперович отметил, что как минимум не пожалел об участии в проекте и привлечении внешних консультантов в свой бизнес. «Благодарю всех экспертов за их работу. Это была действительно серьезная и непростая задача. Пока мы мало успели сделать, наши сотрудники оказались не готовы к быстрым изменениям. Но мы не хотим упустить возможность стать эффективнее», — сказал Андрей.

Советы экспертов. Компании необходимо связать воедино изучение рынка (использовать то глубкое маркетинговое исследование, которое «КасКад энерго» получил в ходе проекта), систему продаж и производство. Сейчас каждый из этих элементов сам по себе. А это влечет за собой оптимизацию всего комплекса R&D-процессов — от разработки до вывода с рынка отработавшей свое продукции

Три совета от экспертов для любого бизнеса

Подводя итоги проекта, вот что посоветовали эксперты компаниям, столкнувшимся с похожими проблемами, и всем тем, кто хотел бы их избежать в будущем:

1. К изменениям необходимо готовить не только топ-менеджмент, но и всю компанию в целом. Причем заранее и основательно.

2. Для привлечения и удержания квалифицированного и активного персонала необходимо создавать HR-бренд, в основе которого лежит эффективная операционная среда компании (прозрачные, четкие бизнес-процессы, понятная и разделяемая всеми стратегия развития, системный маркетинг, эффективная система управления созданием ценности для клиентов и финансовыми потоками).

3. Управление изменениями — это не разовая акция. Это постоянное, никогда не завершающееся действие, часть философии компании, один из основных элементов стратегии развития. Сегодня нельзя стоять на месте, только постоянно изменяясь, бизнес сохраняет конкурентность и устойчивость.