Как избавиться от ощущения перегруженности и научиться контролировать рабочий день

Ощущение перегруженности – весьма неприятное состояние, во многом вызванное массой поставленных задач и отвлекающими факторами вокруг нас. Оно полностью завладевает нами и может в результате принести ощущение тревожности, напряжения и выгорания. Если вы чувствуете себя перегруженными на работе, вот несколько стратегий, которые вы можете задействовать, чтобы снизить стресс и лучше контролировать все свои действия.

1. Записывайте всё, что приходит вам в голову

Первое, что вы можете сделать, когда начинаете чувствовать перегруженность, – это записывать все свои мысли. Чаще всего люди записывают то, что, по их мнению, они должны сделать. Это помогает, но более эффективный способ уменьшить напряжение – это также фиксировать все, что приходит вам в голову. Например, у вас, возможно, был конфликт с вашим коллегой или любимым человеком. Если это вас мучает, изложите мысли на бумаге и добавьте возможное решение. Фактически это процесс снятия вашего ощущения напряжения.

2. Определите, сколько времени потребуется для выполнения вашего списка задач

После того как вы составили список задач, просмотрите его и оцените, сколько времени потребуется для завершения каждого пункта. Не исключено, что вы обнаружите, что довольно немало задач займут всего пять или десять минут. Другие потребуют больше времени, скажем, до нескольких часов. Не беспокойтесь об этом на данном этапе. Просто сосредоточьтесь на оценке количества времени для выполнения каждой задачи по мере ваших возможностей.

3. Воспользуйтесь законом Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что работа всегда занимает всё время, отведённое на неё, но мы неверно оцениваем и вымеряем это время. Вот почему многие люди постоянно опаздывают. Они думают, что им потребуется всего полчаса, чтобы добраться до пункта назначения, хотя предыдущий опыт научил их, что обычно это занимает 45 минут, потому что в городе нередко бывают пробки. Однако они упорно придерживаются убеждения, что это займет всего 30 минут. Это скорее принятие желаемого за действительное, нежели правильный расчёт времени. Мы можем использовать закон Паркинсона в наших интересах. Если вы считаете, что для написания пяти важных писем будет достаточно полутора часов, уменьшите это время до одного часа. Точно так же, если вы оценили, что вам потребуется три часа, чтобы подготовить презентацию, сократите это время до двух часов. Сокращение времени даёт два преимущества. Во-первых, вы делаете свою работу быстрее. Во-вторых, вы загоняете себя в другие временные рамки и уменьшаете вероятность того, что будете отвлекаться или затягивать работу.

4. Используйте все преимущества календаря

После того как вы выполнили свои расчеты времени, откройте календарь и распишите свои действия, например, для электронных писем, которые важны и требуют особого внимания. Аналогично, если у вас есть задача написать отчет или подготовить презентацию, добавьте её в свой календарь, используя время в качестве ориентира. Видя все задачи в календаре, вы успокаиваетесь, потому что знаете, что выделили конкретное время на их выполнение.

5. Принимайте решения

Допустим, вы записали какие-то мысли, пришедшие вам в голову, но они не являются задачами. Значит примите решение о том, что вы собираетесь делать с каждой из них. Они вертятся у вас в уме, потому что вы ничего по ним не решили. Если у вас проблемы с коллегой, другом или любимым человеком, уделите немного времени, чтобы подумать о том, каким будет наилучший способ разрешить ситуацию. Если это более серьезная проблема, тогда проанализируйте, как лучше всего с этим справиться. Поговорите с боссом или сотрудником и получите их советы и рекомендации. Игнорирование проблемы не заставит её исчезнуть. Вам нужно принять решение об этом, и чем скорее вы это сделаете, тем скорее проблема будет решена.

6. Всегда действуйте

Чтобы избавиться от состояния перегруженности, вы должны предпринимать какие-то действия. Письменное фиксирование всего, что вас беспокоит и заставляет ощущать стресс, – отличный первый шаг. Перед вами то, что вас тревожит, в виде списка, и это уже разгружает разум. Вы облекли проблемы в конкретную материальную форму. Теперь вы можете проще и легче принимать решения о том, что с ними делать. Помните, что перегруженность не всегда вызвана чувством нехватки времени или огромным объемом работы, она также может быть спровоцирована тем, что вы просто не можете решить для себя, как действовать дальше.

Текст: Flytothesky.ru

Читайте также:
Жизнь без целей: почему не все на свете нужно планировать?