Работа со стилями в Word

Написать данную статью меня побудило отсутствие элементарных знаний работы со стилями в текстовом редакторе Word. Причем, как ни удивительно, данная проблема затрагивает не только неискушенных в этих вопросах пользователей, как, например, студенты, но и достаточно опытных, уже многие годы работающих с текстовыми документами.

При оформлении любой публичной работы, начиная от публикации в печатном издании и заканчивая рефератом, принципиальным требованием к ней является качество оформления документа, то есть форматирование. Практически каждому из нас приходилось "вести борьбу" с фрагментами текста, форматирование которых являет иногда очень причудливое сочетание шрифта, отступов от краев страницы, интервального отступа и прочая, и прочая. Иногда такая борьба является процессом длительным и достаточно сложным. Причем, добавлю, после форматирования может оказаться, что оно выполнено не так, как требуется...

"И откуда взялось такое разнообразие подачи текста в документе?", - недоумеваем мы. Да все очень просто. Создавая документ, мы часто берем за его основу уже созданный ранее, включаем абзацы из других документов, причем не обязательно текстовых (это может быть, например, контент web-страницы и т.п.). Откроем в таком документе список стилей на панели инструментов и у нас будет на что посмотреть: сколько же всего тут есть (рис. 1)!

Рис. 1

А ведь проблема форматирования текста и моментального его изменения в случае необходимости разрешается очень просто как раз при помощи стилей. Создав новый документ, откройте список стилей на панели инструментов и изучите его содержимое. Вы увидите несколько стилей, которые разработчики Word предлагают вам использовать как для основного текста ("обычный"), так и для заголовков разных уровней. Ваша задача заключается в том, чтобы определиться с предложенными стилями: устраивают они вас или нет? В свое время, обдумав и проанализировав, что же именно мне чаще всего будет необходимо, я определил (а где-то и оставил неизменным) устраивавшие меня стили как для основного текста, так и для заголовков разных уровней.

Далее я последовательно расскажу о работе со стилями Microsoft Office Word 2003, а затем - в 2007, поскольку она несколько отличается.

Начну с Microsoft Office Word 2003.

Для изменения стилей используется окно "Стили и форматирование" из области задач. Для отображения этой области щелкните кнопку "Панель форматирования", расположенную на панели инструментов слева от списка стилей.

Окно (рис. 2) содержит все стили, однако из списка "Показать" можно выбрать отображение не только всех стилей, но и их подмножество.

Рис. 2

Наиболее рациональным является отображение всех стилей либо только доступных, что, впрочем, при нормальной работе тождественно. Изменить стиль можно двумя способами. Первый - максимально простой: выделяем фрагмент текста, который необходимо применить к выбранному стилю, раскрываем список для стиля и выбираем из него пункт "Обновить в соответствии с выделенным форматом" (рис. 3).

Рис. 3

Второй вариант более сложный, зато и более гибкий. Раскрыв список для нужного стиля, выбираем из него пункт "Изменить", что приводит к появлению окна "Изменение стиля". В нем, как мы видим на рисунке, можно изменить не только любой элемент форматирования, но и многое другое, например, определить для стиля язык (рис. 4).

Рис. 4

Вот, собственно, и все, что касается изменения стилей. Предлагаемое по умолчанию в Word количество стилей, на мой взгляд, вполне достаточно для полноценного форматирования документа (что, кстати, подтверждает моя многолетняя практика), поэтому я не видел и не вижу необходимости создания новых стилей. Вместе с тем сделать это очень просто. В окне "Стили и форматирование" из области задач следует щелкнуть кнопку "Создать стиль". Это приведет к появлению окна "Создание стиля", полностью тождественного окну "Изменение стиля", в котором и определяются параметры нового стиля (при этом не забываем, конечно, адекватно назвать создаваемый стиль).

Ну а применение стиля к фрагменту документа является делом легким и комфортным: например, выделяем нужный фрагмент текста и щелкаем на названии нужного стиля.

Использование стилей позволяет так же быстро и просто изменить форматирование текста. Например, выяснилось, что интервал в тексте должен быть полуторным. Что за проблема: раскрываем список для стиля "Обычный" и выбираем из него пункт "Изменить", в окне "Изменение стиля" щелкаем кнопку "Формат", выбираем из ее списка элемент "Абзац" и задаем в поле "Междустрочный интервал" значение "Полуторный".

Казалось бы, это все, однако не следует забывать очень важный момент: все описанные действия касаются стилей только текущего документа, то есть документа, с которым происходит работа. Вместе с тем, представляется целиком резонным распространить созданные стили на все вновь создаваемые документы. Припоминаем, что все стили сохраняются в шаблоне Word, который называется Normal.dot. Таким образом, нам необходимо запомнить в нем измененный или новый стиль. Обращаем внимание на наличие в окне "Изменение стиля" поля-метки "Добавить в шаблон". Проставив галочку в этом поле, мы как раз и изменяем существующий стиль или добавляем в шаблон новый.

Однако существует способ и массово перенести в шаблон измененные стили либо, наоборот, заменить все стили в существующем документе на стили из шаблона. Осуществляется это так:

1. Выполнить команду Сервис > Шаблоны и настройки.
2. В окне "Шаблоны и настройки" щелкнуть кнопку "Организатор", что приведет к появлению окна "Организатор".
3. Окно "Организатор" состоит из двух частей: левая содержит стили текущего документа, а правая - шаблона Normal.dot. Выделяя нужные стили и оперируя инструментом "Копировать", очень просто перенести стили текущего документа в шаблон Normal.dot либо наоборот. Кстати, кнопка "Удалить" позволит вам удалить все лишние стили из документа (рис. 5).

Рис. 5

И последнее. Сформировав нужные стили и запомнив их в шаблоне Normal.dot, нужно позаботиться о сохранении самого шаблона. Напомню, что шаблон Normal.dot в случае его отсутствия автоматически воссоздается при загрузке Word. Таким образом, не следует удивляться, что однажды, после какой-то аварийной ситуации с тем же Word, загрузив программу, вы не обнаружите ставшими уже привычными для вас стили. Поэтому скопируйте шаблон Normal.dot в надежное для хранения место, откуда его можно будет при необходимости восстановить. И, опять-таки, напомню, что папка для хранения шаблонов (обычно это c:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны) является скрытой, поэтому для того, чтобы "добраться" до шаблона, вам потребуется разрешить доступ к скрытым папкам.

Так производится работа со стилями в Microsoft Office Word 2003. Работа со стилями в Microsoft Office Word 2007 несколько отличается: она стала более простой, хотя возможностей появилось больше.

Начнем, опять-таки, с изменения стилей. Для отображения окна стилей на ленте "Главная" следует щелкнуть на изображении маленькой стрелки, находящейся в правом нижнем углу кнопки "Изменить стили". Окно "Стили" представляет собой несколько модифицированный вариант окна "Стили и форматирование" для Word 2003 (рис. 6), да и действия по изменению стиля проводятся практически так же, поэтому я не вижу смысла на них останавливаться.

Рис. 6

Кроме инструментов для изменения стилей, собранных в кнопке "Изменить стиль", среди инструментов, вынесенных на ленту "Главная", в группе "Стили" размещены также все стили. Это позволяет не только быстро их применить, но и предоставляет очень удобную возможность просмотреть, как будет выглядеть текст для того либо иного стиля, просто наведя курсор на нужную пиктограмму. При этом на ленте отображаются первые три стиля, однако, воспользовавшись кнопками навигации, расположенными в правой части группы, можно просто выбрать те стили, которые и будут постоянно отображаться на ленте.

Опять же, все стили сохраняются в шаблоне Normal.dotm, который по умолчанию сохраняется в папке для хранения шаблонов (c:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны).

На мой взгляд, несколько "замаскированным" стал доступ к организатору шаблонов. В Microsoft Office Word 2007 для этого в нижней части окна "Стили" нужно щелкнуть кнопку "Управление стилями", а в появившемся после этого окне "Управление стилями" - кнопку "Импорт/Экспорт".

И еще один совет "в тему", но непосредственно не связанный с Word. При переносе фрагмента из какого-то документа его стиль сразу же запоминается в документе, в который он копируется. Конечно, после этого можно выделить данный фрагмент и очистить его, использовав инструмент "Очистить все", который снимает форматирование и стиль, но сам-то стиль в документе остается. Я большой противник хранения в документе "лишних" стилей, поэтому всегда слежу за тем, чтобы их (случайно) не оказалось. И вот здесь на помощь мне пришла маленькая, но очень удобная и эффективная программка PureText Стива Миллера (Steve Miller). Программа является свободно распространяемым продуктом, то есть принадлежит к классу freeware. Скачать ее можно на сайте разработчика stevemiller.net/PureText.

Программа принадлежит к классу Portable, то есть работает без инсталляции. После ее запуска в трее появляется иконка. Далее все предельно просто. Скопировав в буфер памяти нужный фрагмент какого-либо документа, например, web-страницы, щелкаем на иконке программы. И - все... После этого вставляем из буфера текст, в котором полностью удалено форматирование документа: шрифт, начертание, цвет, стили, выравнивание, интервалы и т.д. Практически больше ничего работающим с программой и знать не нужно. Единственное, что, пожалуй, может потребоваться, - это переназначить "горячую" клавишу для вставки текста без форматирования при помощи программы PureText, которая по умолчанию для вставки использует стандартную комбинацию клавиш <Ctrl>+<V>. Для этого вызовите контекстное меню на пиктограмме программы, выберите из него пункт "Options" и определите собственную "горячую" клавишу (или их комбинацию).

Вообще-то, снять форматирование со вставляемого текста можно и штатными средствами Word. Например, в Word 2007 для этого следует перед выполнением вставки обратиться к параметрам вставки, выбрать пункт "Специальная вставка", а затем из предложенных вариантов в списке "Как" выбрать "Неформатированный текст". Однако это дело вкуса. Я предпочитаю снимать форматирование при помощи PureText, руководствуясь следующим. Во-первых, так быстрее (достаточно щелкнуть пиктограмму PureText, а не "бегать" по меню). Во-вторых, при помощи PureText я снимаю форматирование при вставке в любую программу, а не только в Word-е. Однако, еще раз повторяю - это дело вкуса и привычек каждого пользователя.

Настоятельно советую воспользоваться приведенными советами, и вы не без удивления обнаружите, насколько повысится эффективность вашей работы.

Валерий ФЕТИСОВ