Что делать с сотрудниками и финансами компании во время пандемии - советы юристов
Некоторые компании в Беларуси решили не дожидаться введения (или невведения) карантина и позволили своим сотрудникам какое-то время работать удаленно. Юридическая компания Sorainen разработала рекомендации для компаний о том, как обезопасить сотрудников и снизить риски при ведении бизнеса.
Рекомендации для нанимателей
Президент Беларуси не объявил обязательных чрезвычайных правил для нанимателей в связи с коронавирусом, например, относительно пребывания работников дома или особых правил оплаты труда в связи со снижением объема работы. На данный момент, по имеющейся информации, государственные органы и компании работают в основном в штатном режиме. Неизвестно также о каких-либо планах массового введения карантина в учреждениях образования. Только некоторые частные компании предлагают работать сотрудникам удаленно или рассматривают такой вариант.
Однако на текущий момент на общегосударственном уровне рекомендуется самоизоляция сроком на 14 дней для тех сотрудников, которые недавно посещали эпидемически неблагоприятные страны. Для компаний, которые хотят создать условия для выполнения этой рекомендации, мы предлагаем рассмотреть следующие варианты.
Удаленная работа. Работа на дому может стать выходом, если это возможно с учетом характера конкретной работы. В Беларуси возможность временной работы сотрудников из дома законодательством не предусмотрена напрямую. В соответствии с Трудовым кодексом, чтобы работать удаленно, наниматель и работник должны договориться об этом отдельно, то есть в трудовом договоре должно быть предусмотрено, что работа является дистанционной (или работой по месту жительства). Таким образом, есть два варианта: (а) оформить удаленную работу в письменной форме и, как только необходимость в этом отпадет, вернуть трудовой договор к первоначальным условиям; (б) оставить трудовой договор без изменений и достигнуть неофициальной договоренности между нанимателем и соответствующим работником о временной работе из дома. Первый вариант является более предпочтительным, так как позволит урегулировать на бумаге взаимоотношения сторон и распределение ответственности. В обоих случаях удаленная работа должна оплачиваться в обычном порядке. Мы также рекомендуем нанимателям независимо от выбранного способа достаточно подробно установить практические правила/руководства для работников по удаленной работе, например, в части рабочего времени, периодичности и способа выхода на связь, правил безопасности труда на дому, порядка использования оборудования и другое.
Оплачиваемый социальный отпуск возможен только в том случае, если предусмотрен в коллективном договоре или соглашении (под которым понимаются отраслевые соглашения, например, в сфере здравоохранения и так далее).
Ежегодный трудовой отпуск. Период самоизоляции может быть включен в ежегодный трудовой отпуск, который уже запланирован на этот период для работника в графике отпусков. Если же ежегодный отпуск еще не был запланирован на этот период, то предоставление такого отпуска возможно только с согласия нанимателя и работника.
Неоплачиваемый социальный отпуск возможен только с письменного согласия работника.
Временная нетрудоспособность. Наниматели имеют право отстранить сотрудника от работы, если у него появились симптомы заболевания (например, повышенная температура). После чего работник должен связаться со своим участковым врачом для оформления листка нетрудоспособности — на 14 дней карантина, или на иной срок, установленный врачом исходя из течения болезни. Даже если симптомов нет, но работник вернулся из страны высокого риска по распространению коронавируса, то он/она может обратиться к врачу с просьбой дать направление для обследования на коронавирус.
Командировки
Руководство Беларуси не ограничило свободу передвижения или путешествий, чтобы остановить распространение коронавируса. Тем не менее, мы рекомендуем пересмотреть необходимость командировок и определить для себя, нельзя ли достичь тех же целей посредством телекоммуникационной связи.
На данный момент, фактически, работник не может отказаться от командировки даже в отношении стран высокого риска (если только он/она не относится к особой категории работников, у которых необходимо получить согласие на командировку, например, инвалиды, женщины с детьми в возрасте до 14 лет). Однако, по нашему мнению, сотрудники должны иметь право отказаться от командировок в сильно пострадавшие районы (Китай, Иран, Южная Корея, Италия и так далее). Чтобы снизить дополнительные расходы на отмененные поездки и возможные споры с работниками, мы рекомендуем определять вместе с работником планы относительно будущих деловых поездок.
Экономические трудности
В случае возникновения экономических трудностей наниматели могут рассмотреть следующие варианты:
Пересмотреть политику вознаграждения для уменьшения бонусов, других стимулирующих выплат, льгот и так далее. Это возможно сделать по решению нанимателя без каких-либо предварительных уведомлений, если стимулирующие выплаты не закреплены в трудовом договоре (локальном акте) как обязанность нанимателя, а предоставляется по его усмотрению.
Снижение заработной платы в ситуации, когда наниматели не могут предоставить работникам согласованную работу на полный рабочий день/неделю. Наниматель может принять решение уменьшить размер заработной платы и/или установить неполное рабочее время. В настоящее время такие изменения возможны только по соглашению сторон либо по инициативе нанимателя в порядке изменения существенных условий труда: согласно законодательству, наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно с обоснованием таких изменений (согласно разъяснениям органов по труду, такое уведомление должно быть сделано не позднее, чем за один месяц). Если работник отказывается принять изменения, наниматель может уволить работника с выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка (или не менее одного среднемесячного заработка, если установлено неполное рабочее время менее половины нормальной продолжительности рабочего времени), либо оставить условия трудового договора без изменений.
Оформление простоя может быть возможным вариантом, если сокращение часов работы и оплаты не являются достаточной мерой, и если компания объективно не может в целом обеспечить сотрудников согласованной работой. В случае установления простоя наниматель может оплачивать труд работника в меньшем размере, но не менее 2/3 зарплаты (и в этом случае работникам не придется выходить на работу), или перевести работника на иную доступную работу, которая может выполняться из дома. В этом случае оплата труда производится по выполняемой работе, а при переводе на нижеоплачиваемую работу за работником сохраняется средний заработок по прежней работе.
Сокращение штата/численности работников — серьезная мера при сложной экономической ситуации в компании, когда описанных выше мер не достаточно. Если вы ожидаете, что это может понадобиться в ближайшем будущем, мы рекомендуем начать процесс планирования как можно скорее, так как сокращение требует значительного времени для соблюдения необходимой процедуры.
В настоящее время президент Беларуси не объявляет чрезвычайную ситуацию. Это означает, что наниматели не могут претендовать на компенсацию каких-либо потерь, которые возникают из-за коронавируса. Потенциально, в случае установления режима чрезвычайной ситуации, правительство может принять решение о покрытии убытков (их части), понесенных юридическими лицами в связи с чрезвычайной ситуацией.
Как снизить риск заражения в ежедневной работе
Проведение встреч корпоративных органов без личного участия
Рекомендуем проверить возможность проведения собраний участников/акционеров или заседаний совета директоров (наблюдательного совета) без личной встречи, например, с помощью электронных средств связи или заочного голосования. Однако имейте в виду, что могут быть ограничения на проведение собраний без личного присутствия.
Если нет других вариантов, кроме как проводить корпоративные встречи лично, мы рекомендуем предпринять некоторые меры предосторожности. Например, переместить собрание в место с более низким уровнем угрозы коронавируса (пожалуйста, проверьте заранее, разрешено ли это применимыми законами, внутренними правилами и заключенными акционерными соглашениями), убедиться, что нет ограничений на поездки, и постараться ограничить продолжительность встречи и контакты между ее участниками.
Обмен документами через электронные средства связи
Посещение государственных органов для предоставления отчетностей или других документов являются еще одним источником риска, связанного с коронавирусом. Лучшим способом защиты является снижение количества личных посещений государственных органов до абсолютного минимума и использование всех доступных возможностей электронной подачи документов.
То же самое относится и к обмену документами с контрагентами. Рассмотрите альтернативы подписанию контрактов на личных встречах и, если возможно, переключитесь на электронную подпись или обменивайтесь подписанными документами по почте. Постарайтесь исключить все договорные требования личного присутствия, до тех пор, пока этого можно избежать. Например, сделки слияний и поглощений обычно требуют присутствия представителей сторон на закрытии сделки, хотя это часто не имеет решающего значения для процесса закрытия сделки. Частью документов на заключительных этапах можно обменяться по электронной почте, а также с использованием электронной подписи и ее эквивалентов. Мы рекомендуем проверить доступность этой опции в соответствии с применимым правом и документами по сделке, а также договориться об использовании электронных средств со всеми участниками сделки, насколько это возможно.
Здоровые и безопасные условия труда
Мы рекомендуем проконсультироваться с вашими специалистами по охране труда (и/или с поставщиками соответствующих услуг) и оценить, следует ли вам предпринимать какие-либо дополнительные шаги для обеспечения безопасной рабочей среды, такие как дополнительная уборка рабочих помещений, предоставление дезинфицирующих средств для рук, инструкции для сотрудников по взаимодействию друг с другом и так далее.